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H&r blaock Publication 17(SP) - Introductory Material Table of Contents Qué Hay de Nuevo Recordatorios IntroductionIconos. H&r blaock Para pedir formularios y publicaciones. H&r blaock Preguntas sobre los impuestos. H&r blaock Todo material en esta publicación puede ser reimpreso gratuitamente. H&r blaock Una referencia a El Impuesto Federal sobre los Ingresos (2013) sería apropiada. H&r blaock Las explicaciones y ejemplos en esta publicación representan la interpretación del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) con respecto a: Leyes tributarias promulgadas por el Congreso de los Estados Unidos, Reglamentos del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos y Decisiones de los tribunales. H&r blaock Sin embargo, la información provista no abarca cada situación y no se presenta con la intención de reemplazar la ley o cambiar su significado. H&r blaock Esta publicación abarca ciertos temas sobre los cuales un tribunal puede haber dictado un fallo más favorable para los contribuyentes que la interpretación hecha por el IRS. H&r blaock Hasta que estas interpretaciones divergentes sean resueltas por fallos o decretos de un tribunal superior o de alguna otra manera, esta publicación continuará presentando las interpretaciones hechas por el IRS. H&r blaock Todos los contribuyentes tienen derechos importantes cuando tratan con el IRS. H&r blaock Estos derechos están descritos en la sección titulada Derechos del Contribuyente , al final de esta publicación. H&r blaock Qué Hay de Nuevo Esta sección resume ciertos cambios tributarios importantes que entraron en vigor en el año 2013. H&r blaock La mayor parte de estos cambios se abordan en más detalle en esta publicación. H&r blaock Acontecimientos futuros. H&r blaock  Si desea obtener la información más reciente sobre temas de ley tributaria que se explican en esta publicación, incluyendo toda información sobre legislación tributaria, acceda a www. H&r blaock irs. H&r blaock gov/pub17sp. H&r blaock Impuesto Adicional del Medicare. H&r blaock  Comenzando en el año 2013, le corresponderá un Impuesto Adicional del Medicare de 0. H&r blaock 9% sobre los salarios, la compensación por jubilación ferroviaria (RRTA, por sus siglas en inglés) y el ingreso sobre el trabajo por cuenta propia que están sujetos al impuesto al Medicare. H&r blaock El impuesto corresponde si estos ingresos son mayores que: $125,000, si es casado que presenta una declaración por separado, $250,000, si es casado que presenta una declaración conjunta o $200,000, si presenta la declaración utilizando cualquier otro estado civil para efectos de la declaración. H&r blaock Si desea más información, vea el Formulario 8959 y sus Instrucciones, disponibles en inglés. H&r blaock Impuesto sobre los ingresos netos de inversión. H&r blaock  Comenzando en el año 2013, usted podría estar sujeto al impuesto sobre los ingresos netos de inversión (NIIT, por sus siglas en inglés). H&r blaock Este impuesto es el 3. H&r blaock 8% de la cantidad menor entre (a) su ingreso neto de inversión o (b) la cantidad en exceso de su ingreso bruto ajustado modificado sobre: $125,000, si es casado que presenta una declaración por separado, $250,000, si es casado que presenta una declaración conjunta o si es viudo calificado o $200,000, si presenta la declaración utilizando cualquier otro estado civil para efectos de la declaración. H&r blaock Si desea más información, vea el Formulario 8960 y sus Instrucciones, disponibles en inglés. H&r blaock Cambio en las tasas tributarias. H&r blaock  La tasa tributaria mayor es de 39. H&r blaock 6%. H&r blaock Si desea más información, vea la Hoja de Trabajo para el Cálculo del Impuesto del Año 2013 o las Tasas Impositivas de 2013 , las cuales se encuentran al final de esta publicación. H&r blaock Tasa tributaria sobre las ganancias netas de capital y dividendos calificados. H&r blaock  La tasa tributaria máxima de 15% sobre las ganancias netas de capital y los dividendos calificados ha aumentado a 20% para algunos contribuyentes. H&r blaock Vea el capítulo 16 . H&r blaock Gastos médicos y dentales. H&r blaock  Usted puede deducir solamente la parte de sus gastos médicos y dentales que sea mayor que el 10% de su ingreso bruto ajustado (7. H&r blaock 5% si usted o su cónyuge tiene 65 años de edad o más). H&r blaock Vea el capítulo 21 . H&r blaock Aumento de la cantidad de la exención personal para determinados contribuyentes. H&r blaock  La exención personal que le corresponde a usted ha aumentado a $3,900. H&r blaock Pero, esta cantidad se reduce si su ingreso bruto ajustado es mayor que: $150,000, si es casado que presenta una declaración por separado, $250,000, si es soltero, $275,000, si es cabeza de familia o $300,000, si presenta la declaración utilizando cualquier otro estado civil para efectos de la declaración. H&r blaock Vea el capítulo 3 . H&r blaock Límite sobre las deducciones detalladas. H&r blaock  Usted puede que no tenga derecho de deducir todas sus deducciones detalladas si su ingreso bruto ajustado es mayor que: $150,000, si es casado que presenta una declaración por separado, $250,000, si es soltero, $275,000, si es cabeza de familia o $300,000, si presenta la declaración utilizando cualquier otro estado civil para efectos de la declaración. H&r blaock Vea el capítulo 29 . H&r blaock Matrimonio entre el mismo sexo. H&r blaock  Si tiene un cónyuge de su mismo sexo con quien usted se casó en un estado (o jurisdicción o país extranjero) que reconoce el matrimonio entre personas del mismo sexo, usted y su cónyuge tienen que utilizar el estado civil para efectos de la declaración de casados que presentan una declaración conjunta o casado que presenta la declaración por separado en su declaración del año 2013. H&r blaock Utilice uno de estos estados civiles para efectos de la declaración aunque usted y su cónyuge en la actualidad vivan en un estado (o jurisdicción o país extranjero) en donde no se reconozca el matrimonio entre personas del mismo sexo. H&r blaock Vea el capítulo 2 . H&r blaock Si reúne ciertos requisitos, quizás podría presentar declaraciones enmendadas para cambiar su estado civil para efectos de la declaración para algunos años anteriores. H&r blaock Si desea saber más detalles sobre declaraciones enmendadas, vea el capítulo 1 . H&r blaock Cuenta flexible de ahorros para gastos médicos (FSA, por sus siglas en inglés). H&r blaock  Comenzando con los años del plan después de 2012, usted no puede hacer aportaciones mediante la reducción de salarios mayores de $2,500 a cuentas flexibles de ahorros para gastos médicos (FSA, por sus siglas en inglés). H&r blaock Vea el capítulo 5 . H&r blaock Créditos tributarios que vencen. H&r blaock  El crédito por vehículo eléctrico enchufable y la parte reembolsable del crédito del impuesto mínimo de años anteriores ha vencido. H&r blaock Usted no puede reclamar ninguno de éstos en su declaración del año 2013. H&r blaock Vea el capítulo 37 . H&r blaock Esquemas de inversión de tipo Ponzi. H&r blaock  Hay nuevas reglas sobre cómo reclamar una deducción en el Formulario 4684, en inglés, debido a una pérdida por robo por un esquema de inversión de tipo Ponzi. H&r blaock Vea el capítulo 25 . H&r blaock Método simplificado para la deducción por oficina en el hogar. H&r blaock  Si usted puede tomar una deducción por tener una oficina en su hogar, quizás pueda utilizar un método simplificado para calcular dicha deducción. H&r blaock Vea la Publicación 587, disponible en inglés. H&r blaock Tarifas estándar por milla. H&r blaock  Para 2013, la tarifa estándar por milla permitida por el costo de operar su automóvil para uso comercial ha aumentado a 56½ centavos por milla. H&r blaock Vea el capítulo 26 . H&r blaock Para 2013, la tarifa estándar por milla permitida por el costo de operar su automóvil por razones médicas ha aumentado a 24 centavos por milla. H&r blaock Vea el capítulo 21 . H&r blaock Para 2013, la tarifa estándar por milla permitida por el costo de operar su automóvil para determinar los gastos de mudanza ha aumentado a 24 centavos por milla. H&r blaock Vea la Publicación 521, Moving Expenses (Gastos de mudanza), en inglés. H&r blaock Recordatorios A continuación aparecen recordatorios importantes y otros asuntos que le podrían ayudar a presentar su declaración de impuestos del año 2013. H&r blaock Muchos de estos asuntos se explican más adelante en esta publicación. H&r blaock Anote su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) en la declaración. H&r blaock  Anote su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) en el espacio correspondiente de la declaración de impuestos. H&r blaock Si presentó una declaración conjunta de impuestos en el año 2012 y presenta una declaración conjunta en el año 2013 con el mismo cónyuge, escriba los nombres y números de Seguro Social en el mismo orden en que lo hizo en el año 2012. H&r blaock Vea el capítulo 1 . H&r blaock Proteja su documentación tributaria contra el robo de identidad. H&r blaock  El robo de identidad ocurre cuando otra persona usa la información personal de usted sin su autorización para cometer fraude u otros delitos. H&r blaock Dicha información personal podría ser su nombre, número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) u otra información de identificación. H&r blaock Un ladrón de identidad puede usar su SSN para obtener un empleo o puede presentar una declaración de impuestos usando su SSN robado para recibir un reembolso. H&r blaock Si desea más información sobre el robo de identidad e información sobre cómo reducir su riesgo al robo de identidad, vea el capítulo 1 . H&r blaock Números de identificación del contribuyente. H&r blaock  Tiene que proveer el número de identificación del contribuyente de cada persona por la cual reclama ciertos beneficios tributarios. H&r blaock Este requisito se aplica aun en el caso en que la persona haya nacido en el año 2013. H&r blaock Por lo general, este número es el número de Seguro Social de la persona. H&r blaock Vea el capítulo 1 . H&r blaock Ingreso de fuentes en el extranjero. H&r blaock  Si es ciudadano de los Estados Unidos con ingresos provenientes de fuentes en el extranjero (ingresos del extranjero), tiene que declarar todos estos ingresos en su declaración de impuestos, a menos que estén exentos conforme a las leyes estadounidenses. H&r blaock Esto es cierto tanto si vive dentro como fuera de los Estados Unidos e independientemente de si recibe o no un Formulario W-2 ó 1099 del pagador extranjero. H&r blaock Esto corresponde al ingreso del trabajo (como salarios y propinas) y también al ingreso no derivado del trabajo (como intereses, dividendos, ganancias de capital, pensiones, alquileres y regalías). H&r blaock Si reside fuera de los Estados Unidos, es posible que pueda excluir la totalidad o parte de su ingreso del trabajo procedente de fuentes en el extranjero. H&r blaock Para más detalles, vea la Publicación 54, Tax Guide for U. H&r blaock S. H&r blaock Citizens and Resident Aliens Abroad (Guía tributaria para ciudadanos y residentes estadounidenses en el extranjero), en inglés. H&r blaock Activos financieros extranjeros. H&r blaock  Si tuvo activos financieros extranjeros en el 2013, es posible que tenga que presentar el nuevo Formulario 8938 con su declaración. H&r blaock Vea www. H&r blaock IRS. H&r blaock gov/form8938, en inglés, para más detalles. H&r blaock Prórroga automática de 6 meses para presentar la declaración de impuestos. H&r blaock  Puede usar el Formulario 4868(SP), Solicitud de Prórroga Automática para Presentar la Declaración del Impuesto sobre el Ingreso Personal de los Estados Unidos (o el Formulario 4868, en inglés), para obtener una prórroga automática de 6 meses para presentar su declaración de impuestos. H&r blaock Vea el capítulo 1 . H&r blaock Incluya su número de teléfono en la declaración. H&r blaock  Para resolver rápidamente cualquier pregunta que necesitemos hacerle para tramitar su declaración, nos gustaría poder llamarlo. H&r blaock Anote el número de teléfono donde podamos llamarlo durante el día, al lado del espacio donde firma la declaración de impuestos y donde aparece su ocupación. H&r blaock Si usted presenta una declaración conjunta, puede anotar el número de teléfono suyo o el de su cónyuge. H&r blaock Pago de los impuestos. H&r blaock   Puede pagar sus impuestos a través de la Internet, a través del teléfono o por medio de cheque o giro. H&r blaock Puede efectuar una transferencia directa de su cuenta bancaria o utilizar una tarjeta de crédito o débito. H&r blaock Si presenta su declaración electrónicamente (por medio de e-file), puede programar un pago electrónico. H&r blaock Vea el capítulo 1 . H&r blaock Maneras más rápidas de presentar su declaración. H&r blaock  El IRS ofrece maneras rápidas y fiables de presentar la información tributaria sin tener que presentar una declaración en papel. H&r blaock Puede usar el sistema electrónico e-file del IRS para presentar su declaración de impuestos. H&r blaock Vea el capítulo 1 . H&r blaock Presentación electrónica gratuita de la declaración. H&r blaock  Usted quizás pueda presentar su declaración de impuestos del año 2013 por Internet sin pagar cargo alguno. H&r blaock Vea el capítulo 1 . H&r blaock Cambio de dirección. H&r blaock  Si cambia de dirección, debe notificarle al IRS. H&r blaock Vea el tema titulado Cambio de Dirección , en el capítulo 1. H&r blaock Reembolsos de una declaración presentada fuera de plazo. H&r blaock  Si a usted se le debe un reembolso pero no presentó una declaración, por lo general tendrá que presentar su declaración dentro de 3 años a partir de la fecha en que la declaración venció (incluidas prórrogas) para obtener ese reembolso. H&r blaock Vea el capítulo 1 . H&r blaock Declaraciones de impuestos frívolas. H&r blaock  El IRS ha publicado una lista de posturas identificadas como frívolas. H&r blaock La multa por presentar una declaración de impuestos frívola es de $5,000. H&r blaock Vea el capítulo 1 . H&r blaock Reclamación errónea de reembolso o crédito. H&r blaock  Quizás tenga que pagar una multa si reclama erróneamente un reembolso o crédito. H&r blaock Vea el capítulo 1 . H&r blaock Información sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites. H&r blaock   La IRS Restructuring and Reform Act of 1998 (Ley de Reestructuración y Reforma del Servicio de Impuestos Internos de 1998), la Privacy Act of 1974 (Ley de Confidencialidad de Información de 1974) y la Paperwork Reduction Act of 1980 (Ley de Reducción de Trámites de 1980) requieren que, cuando le solicitemos información, le informemos primero sobre cuál es nuestro derecho legal para solicitar esa información, por qué la estamos solicitando, cómo se usará la información, qué podría suceder si no la recibimos y si su respuesta es voluntaria, necesaria para obtener un beneficio u obligatoria conforme a la ley. H&r blaock Una explicación completa sobre este tema puede encontrarse en las instrucciones de los formularios. H&r blaock Servicio a los contribuyentes. H&r blaock  Puede hacer una cita para recibir ayuda en persona en el Centro de Ayuda al Contribuyente más conveniente en el día laborable que más le convenga. H&r blaock Vea el tema titulado Cómo Obtener Ayuda con los Impuestos , al final de esta publicación. H&r blaock Mandato para preparadores de impuestos sobre el sistema e-file. H&r blaock  La mayoría de los preparadores de impuestos remunerados que preparan y presentan declaraciones tienen que presentar electrónicamente por medio del sistema e-file. H&r blaock Puede ser que su preparador le comunique sobre este requisito y las opciones que están a disposición suya. H&r blaock Inspector General del Tesoro para la Administración Tributaria. H&r blaock   Si desea denunciar confidencialmente la mala conducta, ineficacia, el fraude o abuso cometido por un empleado del IRS, puede llamar al 1-800-366-4484 (1-800-877-8339 para personas sordas, con limitación auditiva o que tienen impedimentos del habla, y que usen equipo TTY/TDD). H&r blaock Puede mantenerse anónimo. H&r blaock Fotografías de niños desaparecidos. H&r blaock  El IRS se enorgullece en colaborar con el National Center for Missing and Exploited Children (Centro Nacional de Búsqueda de Niños Desaparecidos y Explotados). H&r blaock Las fotografías de niños desaparecidos que han sido seleccionadas por el Centro pueden aparacer en esta publicación en páginas que de otra manera estarían en blanco. H&r blaock Usted puede ayudar a que estos niños regresen a sus hogares mirando sus fotografías y llamando al número gratuito 1-800-THE-LOST (1-800-843-5678) si reconoce a un niño. H&r blaock Introduction Esta publicación abarca las reglas generales para la presentación de una declaración federal de impuestos sobre el ingreso. H&r blaock La publicación complementa la información contenida en las instrucciones para el formulario de impuestos. H&r blaock Igualmente explica las leyes tributarias para asegurar que usted pague sólo los impuestos que adeuda y nada más. H&r blaock Cómo está organizada esta publicación. H&r blaock   Esta publicación sigue de cerca el Formulario 1040, U. H&r blaock S. H&r blaock Individual Income Tax Return (Declaración de impuestos de los Estados Unidos sobre los ingresos personales), disponible en inglés. H&r blaock Está dividida en seis partes que abarcan distintas secciones del Formulario 1040. H&r blaock Cada parte está subdividida en capítulos que normalmente explican una línea del formulario. H&r blaock No se preocupe si presenta el Formulario 1040A o el Formulario 1040EZ. H&r blaock Todo lo que está incluido en una línea de cualquiera de ambos formularios se incluye también en el Formulario 1040. H&r blaock   La tabla de contenido que aparece al comienzo de esta publicación y el índice que aparece al final le servirán de utilidad para encontrar la información que necesite. H&r blaock Qué se incluye en esta publicación. H&r blaock   Esta publicación comienza con las reglas para la presentación de una declaración de impuestos. H&r blaock La publicación explica: Quién tiene que presentar una declaración, Qué formulario se debe utilizar para declarar los impuestos, Cuándo es la fecha de vencimiento de la declaración, Cómo presentar su declaración usando el sistema electrónico e-file y Otra información general. H&r blaock Esta publicación le ayudará a identificar el estado civil para propósitos de la declaración al cual tiene derecho. H&r blaock Del mismo modo, le ayudará a determinar si puede reclamar algún dependiente y si los ingresos que recibe están sujetos a impuestos. H&r blaock La publicación también explica la deducción estándar, las clases de gastos que quizás pueda deducir y varios créditos que quizás pueda tomar para reducir sus impuestos. H&r blaock   A lo largo de la publicación, hay ejemplos que muestran cómo se aplican las leyes tributarias en situaciones típicas. H&r blaock También hay organigramas y tablas en la publicación que presentan información tributaria en una manera fácil de entender. H&r blaock   Muchos de los temas que se tratan en esta publicación son explicados en mayor detalle en otras publicaciones del IRS. H&r blaock Se hace referencia a dichas publicaciones y se indica si están disponibles en español o en inglés. H&r blaock Iconos. H&r blaock   En la publicación se utilizan pequeños símbolos gráficos, o sea iconos, para llamar su atención a información especial. H&r blaock Vea la Tabla 1 , más adelante, para una explicación de cada icono usado en esta publicación. H&r blaock Qué no se incluye en esta publicación. H&r blaock   Algunos materiales que le podrían ser útiles no se incluyen en esta publicación pero pueden encontrarse en el folleto de instrucciones del formulario de impuestos. H&r blaock Esto incluye listas que identifican lo siguiente: Dónde declarar ciertas partidas que aparecen en documentos informativos y Temas tributarios grabados (temas TeleTax). H&r blaock   Si opera su propio negocio o si tiene otros ingresos del trabajo por cuenta propia, tales como del cuidado de niños o la venta de artesanía, vea las siguientes publicaciones para más información: Publicación 334, Tax Guide for Small Business (For Individuals Who Use Schedule C or C-EZ) (Guía tributaria para pequeños negocios (para personas que usen el Anexo C o C-EZ)), en inglés. H&r blaock Publicación 535, Business Expenses (Gastos de negocios), en inglés. H&r blaock Publicación 587, Business Use of Your Home (Including Use by Daycare Providers) (Uso comercial de su vivienda (incluyendo el uso por proveedores del cuidado de niños)), en inglés. H&r blaock Ayuda del IRS. H&r blaock   Existen muchas maneras en que puede obtener ayuda del IRS. H&r blaock Éstas se explican bajo el tema titulado Cómo Obtener Ayuda con los Impuestos , al final de esta publicación. H&r blaock Comentarios y sugerencias. H&r blaock   Agradeceremos sus comentarios acerca de esta publicación, así como sus sugerencias para ediciones futuras. H&r blaock   Puede enviar sus comentarios a la dirección siguiente:  Internal Revenue Service Tax Forms and Publications Division 1111 Constitution Ave. H&r blaock NW, IR-6526 Washington, DC 20224   Contestamos muchas cartas por teléfono. H&r blaock Por lo tanto, sería útil que incluyera en la correspondencia su número de teléfono, con el código de área, en donde nos podamos comunicar con usted durante el día. H&r blaock   Usted nos puede enviar comentarios desde la página web www. H&r blaock irs. H&r blaock gov/formspubs, en inglés, seleccionando Comment on Tax Forms and Publications (Enviar comentarios sobre los formularios y publicaciones de impuestos), bajo la sección More Information (Información adicional). H&r blaock   Aunque no le podemos contestar individualmente, agradecemos sus comentarios y sugerencias y los tendremos en cuenta para ediciones futuras de nuestros productos tributarios. H&r blaock Para pedir formularios y publicaciones. H&r blaock   Visite www. H&r blaock irs. H&r blaock gov/formspubs para descargar formularios y publicaciones, llame al 1-800-829-3676 para pedir formularios y publicaciones o escriba a la dirección indicada a continuación y recibirá una respuesta dentro de 10 días después de que nosotros recibamos su solicitud. H&r blaock  Internal Revenue Service 1201 N. H&r blaock Mitsubishi Motorway Bloomington, IL 61705-6613 Preguntas sobre los impuestos. H&r blaock   Si tiene una pregunta sobre los impuestos, verifique la información disponible en IRS. H&r blaock gov/espanol o llame al 1-800-829-1040. H&r blaock No podemos contestar preguntas sobre impuestos enviadas a ninguna de las dos direcciones indicadas anteriormente. H&r blaock Misión del IRS. H&r blaock   Proveerles a los contribuyentes de los Estados Unidos de América un servicio de la más alta calidad al ayudarles a entender y cumplir con sus responsabilidades tributarias y, a la vez, hacer cumplir las leyes tributarias de manera íntegra y justa para todos. H&r blaock Tabla 1. H&r blaock Leyenda de los Iconos Icono Explicación Partidas que podrían causarle problemas en particular o una alerta sobre legislaciones pendientes que podrían entrar en vigor después de que se imprima esta publicación. H&r blaock Un sitio en Internet o una dirección de correo electrónico. H&r blaock Una dirección que podría necesitar. H&r blaock Documentos que debería mantener en su documentación personal. H&r blaock Cálculos que necesite realizar o una hoja de trabajo que pueda tener que completar y conservar para sus archivos. H&r blaock Un número de teléfono importante. H&r blaock Información que podría necesitar. H&r blaock Prev  Up  Next   Home   More Online Publications
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Tax Relief for Victims of Tropical Storm Maria in Puerto Rico

SP-FL-2011-15, Oct. 19, 2011

MIAMI — Victims of Tropical Storm Maria that began on Sept. 8, 2011 in parts of Puerto Rico may qualify for tax relief from the Internal Revenue Service.

The President has declared the following municipalities a federal disaster area: Juana Díaz, Naguabo and Yabucoa. Individuals who reside or have a business in these municipalities may qualify for tax relief.

The declaration permits the IRS to postpone certain deadlines for taxpayers who reside or have a business in the disaster area. For instance, certain deadlines falling on or after Sept. 8, and on or before Nov. 7, have been postponed to Nov. 7, 2011. This includes previously obtained extensions to file 2010 returns and the estimated tax payment for the third quarter, normally due Sept. 15.  

In addition, the IRS is waiving the failure-to-deposit penalties for employment and excise tax deposits due on or after Sept. 8, and on or before Sept. 23, as long as the deposits are made by Sept. 23, 2011.

If an affected taxpayer receives a penalty notice from the IRS, the taxpayer should call the telephone number on the notice to have the IRS abate any interest and any late filing or late payment penalties that would otherwise apply. Penalties or interest will be abated only for taxpayers who have an original or extended filing, payment or deposit due date, including an extended filing or payment due date, that falls within the postponement period.

The IRS automatically identifies taxpayers located in the covered disaster area and applies automatic filing and payment relief. But affected taxpayers who reside or have a business located outside the covered disaster area must call the IRS disaster hotline at 1-866-562-5227 to request this tax relief.

Covered Disaster Area

The municipalities listed above constitute a covered disaster area for purposes of Treas. Reg. § 301.7508A-1(d)(2) and are entitled to the relief detailed below.

Affected Taxpayers

Taxpayers considered to be affected taxpayers eligible for the postponement of time to file returns, pay taxes and perform other time-sensitive acts are those taxpayers listed in Treas. Reg. § 301.7508A-1(d)(1), and include individuals who live, and businesses whose principal place of business is located, in the covered disaster area. Taxpayers not in the covered disaster area, but whose records necessary to meet a deadline listed in Treas. Reg. § 301.7508A-1(c) are in the covered disaster area, are also entitled to relief. In addition, all relief workers affiliated with a recognized government or philanthropic organization assisting in the relief activities in the covered disaster area and any individual visiting the covered disaster area who was killed or injured as a result of the disaster are entitled to relief.

Grant of Relief

Under section 7508A, the IRS gives affected taxpayers until Nov. 7 to file most tax returns (including individual, corporate, and estate and trust income tax returns; partnership returns, S corporation returns, and trust returns; estate, gift, and generation-skipping transfer tax returns; and employment and certain excise tax returns), or to make tax payments, including estimated tax payments, that have either an original or extended due date occurring on or after Sept. 8 and on or before Nov. 7.

The IRS also gives affected taxpayers until Nov. 7 to perform other time-sensitive actions described in Treas. Reg. § 301.7508A-1(c)(1) and Rev. Proc. 2007-56, 2007-34 I.R.B. 388 (Aug. 20, 2007), that are due to be performed on or after Sept. 8 and on or before Nov. 7.

This relief also includes the filing of Form 5500 series returns, in the manner described in section 8 of Rev. Proc. 2007-56. The relief described in section 17 of Rev. Proc. 2007-56, pertaining to like-kind exchanges of property, also applies to certain taxpayers who are not otherwise affected taxpayers and may include acts required to be performed before or after the period above.

The postponement of time to file and pay does not apply to information returns in the W-2, 1098, 1099 series, or to Forms 1042-S or 8027. Penalties for failure to timely file information returns can be waived under existing procedures for reasonable cause. Likewise, the postponement does not apply to employment and excise tax deposits. The IRS, however, will abate penalties for failure to make timely employment and excise tax deposits due on or after Sept. 8 and on or before Sept. 23 provided the taxpayer makes these deposits by Sept. 23.

Casualty Losses

Affected taxpayers in a federally declared disaster area have the option of claiming disaster-related casualty losses on their federal income tax return for either this year or last year. Claiming the loss on an original or amended return for last year will get the taxpayer an earlier refund, but waiting to claim the loss on this year’s return could result in a greater tax saving, depending on other income factors.

Individuals may deduct personal property losses that are not covered by insurance or other reimbursements. For details, see Form 4684 and its instructions.

Affected taxpayers claiming the disaster loss on last year’s return should put the Disaster Designation “Puerto Rico/Tropical Storm Maria” at the top of the form so that the IRS can expedite the processing of the refund.

Other Relief

The IRS will waive the usual fees and expedite requests for copies of previously filed tax returns for affected taxpayers. Taxpayers should put the assigned Disaster Designation in red ink at the top of Form 4506, Request for Copy of Tax Return, or Form 4506-T, Request for Transcript of Tax Return, as appropriate, and submit it to the IRS.

Affected taxpayers who are contacted by the IRS on a collection or examination matter should explain how the disaster impacts them so that the IRS can provide appropriate consideration to their case.

Taxpayers may download forms and publications from the official IRS website, irs.gov, or order them by calling 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676). The IRS toll-free number for general tax questions is 1-800-829-1040.

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H&r blaock 5. H&r blaock   Recordkeeping Table of Contents How To Prove ExpensesWhat Are Adequate Records? What If I Have Incomplete Records? Separating and Combining Expenses How Long To Keep Records and Receipts Examples of Records If you deduct travel, entertainment, gift, or transportation expenses, you must be able to prove (substantiate) certain elements of expense. H&r blaock This chapter discusses the records you need to keep to prove these expenses. H&r blaock If you keep timely and accurate records, you will have support to show the IRS if your tax return is ever examined. H&r blaock You will also have proof of expenses that your employer may require if you are reimbursed under an accountable plan. H&r blaock These plans are discussed in chapter 6 under Reimbursements . H&r blaock How To Prove Expenses Table 5-1 is a summary of records you need to prove each expense discussed in this publication. H&r blaock You must be able to prove the elements listed across the top portion of the chart. H&r blaock You prove them by having the information and receipts (where needed) for the expenses listed in the first column. H&r blaock You cannot deduct amounts that you approximate or estimate. H&r blaock You should keep adequate records to prove your expenses or have sufficient evidence that will support your own statement. H&r blaock You must generally prepare a written record for it to be considered adequate. H&r blaock This is because written evidence is more reliable than oral evidence alone. H&r blaock However, if you prepare a record on a computer, it is considered an adequate record. H&r blaock What Are Adequate Records? You should keep the proof you need in an account book, diary, log, statement of expense, trip sheets, or similar record. H&r blaock You should also keep documentary evidence that, together with your record, will support each element of an expense. H&r blaock Documentary evidence. H&r blaock   You generally must have documentary evidence, such as receipts, canceled checks, or bills, to support your expenses. H&r blaock Exception. H&r blaock   Documentary evidence is not needed if any of the following conditions apply. H&r blaock You have meals or lodging expenses while traveling away from home for which you account to your employer under an accountable plan, and you use a per diem allowance method that includes meals and/or lodging. H&r blaock ( Accountable plans and per diem allowances are discussed in chapter 6. H&r blaock ) Your expense, other than lodging, is less than $75. H&r blaock You have a transportation expense for which a receipt is not readily available. H&r blaock Adequate evidence. H&r blaock   Documentary evidence ordinarily will be considered adequate if it shows the amount, date, place, and essential character of the expense. H&r blaock   For example, a hotel receipt is enough to support expenses for business travel if it has all of the following information. H&r blaock The name and location of the hotel. H&r blaock The dates you stayed there. H&r blaock Separate amounts for charges such as lodging, meals, and telephone calls. H&r blaock   A restaurant receipt is enough to prove an expense for a business meal if it has all of the following information. H&r blaock The name and location of the restaurant. H&r blaock The number of people served. H&r blaock The date and amount of the expense. H&r blaock If a charge is made for items other than food and beverages, the receipt must show that this is the case. H&r blaock Canceled check. H&r blaock   A canceled check, together with a bill from the payee, ordinarily establishes the cost. H&r blaock However, a canceled check by itself does not prove a business expense without other evidence to show that it was for a business purpose. H&r blaock Duplicate information. H&r blaock   You do not have to record information in your account book or other record that duplicates information shown on a receipt as long as your records and receipts complement each other in an orderly manner. H&r blaock   You do not have to record amounts your employer pays directly for any ticket or other travel item. H&r blaock However, if you charge these items to your employer, through a credit card or otherwise, you must keep a record of the amounts you spend. H&r blaock Timely-kept records. H&r blaock   You should record the elements of an expense or of a business use at or near the time of the expense or use and support it with sufficient documentary evidence. H&r blaock A timely-kept record has more value than a statement prepared later when generally there is a lack of accurate recall. H&r blaock   You do not need to write down the elements of every expense on the day of the expense. H&r blaock If you maintain a log on a weekly basis that accounts for use during the week, the log is considered a timely-kept record. H&r blaock   If you give your employer, client, or customer an expense account statement, it can also be considered a timely-kept record. H&r blaock This is true if you copy it from your account book, diary, log, statement of expense, trip sheets, or similar record. H&r blaock Proving business purpose. H&r blaock   You must generally provide a written statement of the business purpose of an expense. H&r blaock However, the degree of proof varies according to the circumstances in each case. H&r blaock If the business purpose of an expense is clear from the surrounding circumstances, then you do not need to give a written explanation. H&r blaock Example. H&r blaock If you are a sales representative who calls on customers on an established sales route, you do not have to give a written explanation of the business purpose for traveling that route. H&r blaock You can satisfy the requirements by recording the length of the delivery route once, the date of each trip at or near the time of the trips, and the total miles you drove the car during the tax year. H&r blaock You could also establish the date of each trip with a receipt, record of delivery, or other documentary evidence. H&r blaock Confidential information. H&r blaock   You do not need to put confidential information relating to an element of a deductible expense (such as the place, business purpose, or business relationship) in your account book, diary, or other record. H&r blaock However, you do have to record the information elsewhere at or near the time of the expense and have it available to fully prove that element of the expense. H&r blaock What If I Have Incomplete Records? If you do not have complete records to prove an element of an expense, then you must prove the element with: Your own written or oral statement containing specific information about the element, and Other supporting evidence that is sufficient to establish the element. H&r blaock If the element is the description of a gift, or the cost, time, place, or date of an expense, the supporting evidence must be either direct evidence or documentary evidence. H&r blaock Direct evidence can be written statements or the oral testimony of your guests or other witnesses setting forth detailed information about the element. H&r blaock Documentary evidence can be receipts, paid bills, or similar evidence. H&r blaock If the element is either the business relationship of your guests or the business purpose of the amount spent, the supporting evidence can be circumstantial rather than direct. H&r blaock For example, the nature of your work, such as making deliveries, provides circumstantial evidence of the use of your car for business purposes. H&r blaock Invoices of deliveries establish when you used the car for business. H&r blaock Table 5-1. H&r blaock How To Prove Certain Business Expenses IF you have expenses for . H&r blaock . H&r blaock THEN you must keep records that show details of the following elements . H&r blaock . H&r blaock . H&r blaock   Amount Time Place or  Description Business Purpose Business Relationship Travel Cost of each separate expense for travel, lodging, and meals. H&r blaock Incidental expenses may be totaled in reasonable categories such as taxis, fees and tips, etc. H&r blaock Dates you left and returned for each trip and number of days spent on business. H&r blaock Destination or area of your travel (name of city, town, or other designation). H&r blaock Purpose: Business purpose for the expense or the business benefit gained or expected to be gained. H&r blaock    Relationship: N/A Entertainment Cost of each separate expense. H&r blaock Incidental expenses such as taxis, telephones, etc. H&r blaock , may be totaled on a daily basis. H&r blaock Date of entertainment. H&r blaock (Also see Business Purpose. H&r blaock ) Name and address or location of place of entertainment. H&r blaock Type of entertainment if not otherwise apparent. H&r blaock (Also see Business Purpose. H&r blaock ) Purpose: Business purpose for the expense or the business benefit gained or expected to be gained. H&r blaock  For entertainment, the nature of the business discussion or activity. H&r blaock If the entertainment was directly before or after a business discussion: the date, place, nature, and duration of the business discussion, and the identities of the persons who took part in both the business discussion and the entertainment activity. H&r blaock    Relationship: Occupations or other information (such as names, titles, or other designations) about the recipients that shows their business relationship to you. H&r blaock  For entertainment, you must also prove that you or your employee was present if the entertainment was a business meal. H&r blaock Gifts Cost of the gift. H&r blaock Date of the gift. H&r blaock Description of the gift. H&r blaock   Transportation Cost of each separate expense. H&r blaock For car expenses, the cost of the car and any improvements, the date you started using it for business, the mileage for each business use, and the total miles for the year. H&r blaock Date of the expense. H&r blaock For car expenses, the date of the use of the car. H&r blaock Your business destination. H&r blaock Purpose: Business purpose for the expense. H&r blaock    Relationship: N/A Sampling. H&r blaock   You can keep an adequate record for parts of a tax year and use that record to prove the amount of business or investment use for the entire year. H&r blaock You must demonstrate by other evidence that the periods for which an adequate record is kept are representative of the use throughout the tax year. H&r blaock Example. H&r blaock You use your car to visit the offices of clients, meet with suppliers and other subcontractors, and pick up and deliver items to clients. H&r blaock There is no other business use of the car, but you and your family use the car for personal purposes. H&r blaock You keep adequate records during the first week of each month that show that 75% of the use of the car is for business. H&r blaock Invoices and bills show that your business use continues at the same rate during the later weeks of each month. H&r blaock Your weekly records are representative of the use of the car each month and are sufficient evidence to support the percentage of business use for the year. H&r blaock Exceptional circumstances. H&r blaock   You can satisfy the substantiation requirements with other evidence if, because of the nature of the situation in which an expense is made, you cannot get a receipt. H&r blaock This applies if all the following are true. H&r blaock You were unable to obtain evidence for an element of the expense or use that completely satisfies the requirements explained earlier under What Are Adequate Records . H&r blaock You are unable to obtain evidence for an element that completely satisfies the two rules listed earlier under What If I Have Incomplete Records . H&r blaock You have presented other evidence for the element that is the best proof possible under the circumstances. H&r blaock Destroyed records. H&r blaock   If you cannot produce a receipt because of reasons beyond your control, you can prove a deduction by reconstructing your records or expenses. H&r blaock Reasons beyond your control include fire, flood, and other casualties. H&r blaock    Table 5-2. H&r blaock Daily Business Mileage and Expense Log Name:       Odometer Readings Expenses Date Destination  (City, Town, or Area) Business Purpose Start Stop Miles  this trip Type  (Gas, oil, tolls, etc. H&r blaock ) Amount                                                                                                                   Weekly  Total             Total Year-to-Date             Separating and Combining Expenses This section explains when expenses must be kept separate and when expenses can be combined. H&r blaock Separating expenses. H&r blaock   Each separate payment is generally considered a separate expense. H&r blaock For example, if you entertain a customer or client at dinner and then go to the theater, the dinner expense and the cost of the theater tickets are two separate expenses. H&r blaock You must record them separately in your records. H&r blaock Season or series tickets. H&r blaock   If you buy season or series tickets for business use, you must treat each ticket in the series as a separate item. H&r blaock To determine the cost of individual tickets, divide the total cost (but not more than face value) by the number of games or performances in the series. H&r blaock You must keep records to show whether you use each ticket as a gift or entertainment. H&r blaock Also, you must be able to prove the cost of nonluxury box seat tickets if you rent a skybox or other private luxury box for more than one event. H&r blaock See Entertainment tickets in chapter 2. H&r blaock Combining items. H&r blaock   You can make one daily entry in your record for reasonable categories of expenses. H&r blaock Examples are taxi fares, telephone calls, or other incidental travel costs. H&r blaock Meals should be in a separate category. H&r blaock You can include tips for meal-related services with the costs of the meals. H&r blaock   Expenses of a similar nature occurring during the course of a single event are considered a single expense. H&r blaock For example, if during entertainment at a cocktail lounge, you pay separately for each serving of refreshments, the total expense for the refreshments is treated as a single expense. H&r blaock Car expenses. H&r blaock   You can account for several uses of your car that can be considered part of a single use, such as a round trip or uninterrupted business use, with a single record. H&r blaock Minimal personal use, such as a stop for lunch on the way between two business stops, is not an interruption of business use. H&r blaock Example. H&r blaock You make deliveries at several different locations on a route that begins and ends at your employer's business premises and that includes a stop at the business premises between two deliveries. H&r blaock You can account for these using a single record of miles driven. H&r blaock Gift expenses. H&r blaock   You do not always have to record the name of each recipient of a gift. H&r blaock A general listing will be enough if it is evident that you are not trying to avoid the $25 annual limit on the amount you can deduct for gifts to any one person. H&r blaock For example, if you buy a large number of tickets to local high school basketball games and give one or two tickets to each of many customers, it is usually enough to record a general description of the recipients. H&r blaock Allocating total cost. H&r blaock   If you can prove the total cost of travel or entertainment but you cannot prove how much it cost for each person who participated in the event, you may have to allocate the total cost among you and your guests on a pro rata basis. H&r blaock To do so, you must establish the number of persons who participated in the event. H&r blaock   An allocation would be needed, for example, if you did not have a business relationship with all of your guests. H&r blaock See Allocating between business and nonbusiness in chapter 2. H&r blaock If your return is examined. H&r blaock    If your return is examined, you may have to provide additional information to the IRS. H&r blaock This information could be needed to clarify or to establish the accuracy or reliability of information contained in your records, statements, testimony, or documentary evidence before a deduction is allowed. H&r blaock    THIS IS NOT AN OFFICIAL INTERNAL REVENUE FORM Table 5-3. H&r blaock Weekly Traveling Expense and Entertainment Record From: To: Name: Expenses Sunday Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Total 1. H&r blaock Travel Expenses: Airlines                                 Excess Baggage                                 Bus – Train                                 Cab and Limousine                                 Tips                                 Porter                                 2. H&r blaock Meals and Lodging:  Breakfast                                 Lunch                                 Dinner                                 Hotel and Motel  (Detail in Schedule B)                                 3. H&r blaock Entertainment  (Detail in Schedule C)                                 4. H&r blaock Other Expenses:  Postage                                 Telephone & Telegraph                                 Stationery & Printing                                 Stenographer                                 Sample Room                                 Advertising                                 Assistant(s)                                 Trade Shows                                 5. H&r blaock Car Expenses: (List all car expenses - the division between business and personal expenses may be made at the end of the year. H&r blaock ) (Detail mileage in Schedule A. H&r blaock ) Gas, oil, lube, wash                                 Repairs, parts                                 Tires, supplies                                 Parking fees, tolls                                 6. H&r blaock Other (Identify)                                 Total                                 Note: Attach receipted bills for (1) ALL lodging and (2) any other expenses of $75. H&r blaock 00 or more. H&r blaock Schedule A – Car Mileage: End                 Start                 Total                 Business Mileage                 Schedule B – Lodging Hotel or Motel Name                 City                 Schedule C – Entertainment Date Item Place Amount Business Purpose Business Relationship                                             WEEKLY REIMBURSEMENTS:     Travel and transportation expenses     Other reimbursements     TOTAL   How Long To Keep Records and Receipts You must keep records as long as they may be needed for the administration of any provision of the Internal Revenue Code. H&r blaock Generally, this means you must keep records that support your deduction (or an item of income) for 3 years from the date you file the income tax return on which the deduction is claimed. H&r blaock A return filed early is considered filed on the due date. H&r blaock For a more complete explanation of how long to keep records, see Publication 583, Starting a Business and Keeping Records. H&r blaock You must keep records of the business use of your car for each year of the recovery period. H&r blaock See More-than-50%-use test in chapter 4 under Depreciation Deduction. H&r blaock Reimbursed for expenses. H&r blaock   Employees who give their records and documentation to their employers and are reimbursed for their expenses generally do not have to keep copies of this information. H&r blaock However, you may have to prove your expenses if any of the following conditions apply. H&r blaock You claim deductions for expenses that are more than reimbursements. H&r blaock Your expenses are reimbursed under a nonaccountable plan. H&r blaock Your employer does not use adequate accounting procedures to verify expense accounts. H&r blaock You are related to your employer as defined under Per Diem and Car Allowances , in chapter 6. H&r blaock Reimbursements , adequate accounting , and nonaccountable plans are discussed in chapter 6. H&r blaock Examples of Records Table 5-2 and Table 5-3 are examples of worksheets which can be used for tracking business expenses. H&r blaock Prev  Up  Next   Home   More Online Publications