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Filing taxes 4. Filing taxes   Retención de Impuestos e Impuesto Estimado Table of Contents Qué Hay de Nuevo para el Año 2014 Recordatorios Introduction Useful Items - You may want to see: Retención de Impuesto para el Año 2014Sueldos y Salarios Propinas Beneficios Marginales Tributables Compensación por Enfermedad Pensiones y Anualidades Ganancias Provenientes de Juegos de Azar y Apuestas Compensación por Desempleo Pagos del Gobierno Federal Retención Adicional Impuesto Estimado para el Año 2014Quién no Tiene que Pagar el Impuesto Estimado ¿Quién Tiene que Pagar Impuesto Estimado? Cómo Calcular el Impuesto Estimado Cuándo se Debe Pagar el Impuesto Estimado Cómo Determinar Cada Pago Cómo Pagar el Impuesto Estimado Crédito por Impuestos Retenidos e Impuesto Estimado para el Año 2013Retención Impuesto Estimado Multa por Pago Insuficiente de Impuestos para el Año 2013 Qué Hay de Nuevo para el Año 2014 Cambios en la ley tributaria para el año 2014. Filing taxes  Al calcular la cantidad de impuestos que quiera que se retengan de su remuneración y al calcular la cantidad de impuesto estimado, tenga en cuenta los cambios en la ley tributaria que entrarán en vigor en 2014. Filing taxes Para más información, vea la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Recordatorios Impuesto estimado con protección tributaria para contribuyentes de altos ingresos. Filing taxes  Si su ingreso bruto ajustado del año 2013 fue mayor que $150,000 ($75,000 si es casado y presenta una declaración por separado), tiene que pagar el monto menor de uno de los siguientes: el 90% de su impuesto anticipado para el año 2014 o el 110% de la cantidad de impuesto indicada en su declaración de impuestos del año 2013, a fin de evitar una multa por no pagar el impuesto estimado. Filing taxes Introduction Este capítulo explica cómo pagar impuestos cuando se devengan o reciben ingresos durante el año. Filing taxes Generalmente, el impuesto federal sobre el ingreso es uno que se paga sistemáticamente según obtenga o gane ingresos. Filing taxes Hay dos maneras de hacer esto: Retención del impuesto. Filing taxes Si es empleado, su empleador probablemente le retiene de su paga impuestos sobre sus ingresos. Filing taxes Los impuestos también pueden ser retenidos sobre otras clases de ingresos, tales como pensiones, bonificaciones, comisiones y ganancias de juegos y apuestas. Filing taxes La cantidad retenida se paga al IRS a nombre suyo. Filing taxes Impuesto estimado. Filing taxes Si no le retienen impuestos, o si no le retienen suficientes impuestos, quizás tendrá que pagar un impuesto estimado. Filing taxes Las personas que trabajan por cuenta propia generalmente tienen que pagar sus impuestos de esta manera. Filing taxes Además es posible que tenga que pagar un impuesto estimado si recibe ingresos como dividendos, intereses, ganancias de capital, alquileres y regalías. Filing taxes El impuesto estimado se usa para pagar no sólo los impuestos sobre el ingreso sino también los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y el impuesto mínimo alternativo. Filing taxes Este capítulo trata sobre estos dos métodos. Filing taxes Además, explica lo siguiente: Crédito por retención e impuesto estimado. Filing taxes Cuando presente su declaración de impuestos para el año 2013, declare todo el impuesto sobre el ingreso que se le retuvo de su sueldo, salario, pensiones, etc. Filing taxes y el impuesto estimado que pagó para el año 2013. Filing taxes También tome crédito por todo impuesto del Seguro Social en exceso o retención tributaria de jubilación de empleados ferroviarios (tratado en el capítulo 37). Filing taxes Multa por pago insuficiente. Filing taxes Si no pagó suficientes impuestos durante el año por medio de la retención del impuesto o por pagos de impuestos estimados, podría estar obligado a pagar una multa. Filing taxes El IRS usualmente puede calcularle esta multa. Filing taxes Vea el tema titulado Multa por Pago Insuficiente de Impuestos para el Año 2013 al final de este capítulo. Filing taxes Useful Items - You may want to see: Publicación 505 Tax Withholding and Estimated Tax (Retención del impuesto e impuesto estimado), en inglés Formulario (e Instrucciones) W-4 Employee's Withholding Allowance Certificate (Certificado de exención de la retención del empleado), en inglés W-4(SP) Certificado de Exención de Retenciones del Empleado W-4P Withholding Certificate for Pension or Annuity Payments (Certificado para la retención de impuestos sobre los pagos de pensiones o anualidades), en inglés W-4S Request for Federal Income Tax Withholding From Sick Pay (Solicitud de retención de impuestos federales sobre el ingreso de pagos de compensación por enfermedad), en inglés W-4V Voluntary Withholding Request (Solicitud de retención voluntaria), en inglés 1040-ES Estimated Tax for Individuals (Impuesto estimado para personas físicas), en inglés 2210 Underpayment of Estimated Tax by Individuals, Estates, and Trusts (Pagos insuficientes del impuesto estimado por personas físicas, caudales hereditarios y fideicomisos), en inglés 2210-F Underpayment of Estimated Tax by Farmers and Fishermen (Pagos insuficientes del impuesto estimado por granjeros y pescadores), en inglés Retención de Impuesto para el Año 2014 En esta sección se explica la retención de impuestos sobre: Sueldos y salarios, Propinas, Beneficios marginales tributables, Compensación por enfermedad, Pensiones y anualidades, Ganancias de juegos y apuestas, Compensación por desempleo y Ciertos pagos del gobierno federal. Filing taxes Esta sección aborda los requisitos en cuanto a la retención sobre cada uno de los ingresos anteriores. Filing taxes Esta sección también abarca la retención adicional sobre intereses, dividendos y otras clases de pagos. Filing taxes Sueldos y Salarios Los impuestos sobre los ingresos se retienen de sueldos y salarios de la mayoría de los empleados. Filing taxes Su sueldo o salario incluye su paga regular y remuneraciones por concepto de bonificaciones, comisiones, vacaciones u otras remuneraciones adicionales. Filing taxes También incluye reembolsos y otras asignaciones para gastos pagados conforme a un plan sin rendición de cuentas. Filing taxes Vea Ingresos Suplementarios , más adelante, para más información sobre reembolsos y otras asignaciones para gastos pagados conforme a un plan sin rendición de cuentas. Filing taxes Si su ingreso es lo suficientemente bajo como para no tener que pagar impuestos sobre los ingresos del año en cuestión, quizás esté exento de retención. Filing taxes Esto se explica en Exención de la Retención , más adelante. Filing taxes Puede pedirle a su empleador que retenga el impuesto tributario de sus sueldos que no son en efectivo y otros sueldos que no están sujetos a la retención. Filing taxes Si su empleador no accede a retener su impuesto o no retiene suficiente impuesto, quizás tendrá que pagar impuesto estimado, como se explica más adelante bajo Impuesto Estimado para el Año 2014 . Filing taxes Militares jubilados. Filing taxes   Los pagos de pensión por jubilación militar se tratan igual que la paga normal para propósitos de la retención de impuestos sobre los ingresos, aun cuando se consideren pagos de pensión o anualidad para otros propósitos tributarios. Filing taxes Trabajadores domésticos. Filing taxes   Si es trabajador doméstico, puede pedirle a su empleador que le retenga impuestos sobre sus ingresos. Filing taxes Un trabajador doméstico es un empleado que cumple con trabajo doméstico en una casa privada, organización local de una institución académica de enseñanza superior, fraternidad local o capítulo de una asociación o hermandad femenina de una institución de enseñanza universitaria (sorority). Filing taxes   Se le retendrán impuestos sólo si usted quiere que se le retengan y su empleador accede a hacerlo. Filing taxes Si no se le retienen suficientes impuestos sobre el ingreso, es posible que tenga que pagar un impuesto estimado, como se explica más adelante bajo el tema titulado Impuesto Estimado para el Año 2014 . Filing taxes Trabajadores agrícolas. Filing taxes   Por lo general, los impuestos sobre los ingresos se retienen del salario en efectivo por trabajo agrícola a menos que el empleador cumpla las dos condiciones siguientes: Le paga una remuneración en efectivo inferior a $150 durante el año y Tiene gastos por concepto de trabajo agrícola de menos de $2,500 durante el año. Filing taxes Pagos de sueldo diferenciales. Filing taxes   Cuando los empleados están en permiso temporal (licencia) del trabajo por obligaciones militares, algunos empleadores pagan la diferencia entre el pago militar y el pago civil. Filing taxes Pagos hechos a un empleado que está de servicio activo militar por más de 30 días estará sujeto a la retención del impuesto sobre los ingresos, pero no sujeto a los impuestos del Seguro Social o de Medicare. Filing taxes Los salarios y la cantidad retenida serán declarados en el Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios e impuestos), en inglés. Filing taxes   El crédito que los empleadores pueden reclamar por el pago de sueldos diferenciales a militares reservistas que han sido activados expirará para sueldos pagados luego del 31 de diciembre de 2013. Filing taxes Cómo Determinar la Cantidad Retenida Utilizando el Formulario W-4 (o Formulario W-4(SP)) La cantidad de impuestos sobre el ingreso que su empleador retiene de su remuneración normal depende de dos factores: La cantidad que usted gana en cada período de nómina. Filing taxes La información que le proporciona a su empleador en el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés). Filing taxes El Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) incluye cuatro categorías de información que el empleador utiliza para determinar la cantidad de impuestos a retener. Filing taxes Si debe retener impuestos conforme a la tasa para solteros o a la tasa más baja para casados. Filing taxes Cuántos descuentos para retención reclama usted. Filing taxes (Cada descuento reduce la cantidad a retener). Filing taxes Si quiere que se le retenga una cantidad adicional. Filing taxes Por si está reclamando una exención de retención en 2014. Filing taxes Vea Exención de la Retención , más adelante. Filing taxes Nota: Tiene que especificar su estado civil para efectos de la declaración y el número total de descuentos para la retención al llenar el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés). Filing taxes No puede indicar sólo una cantidad en dólares que le parezca apropiada. Filing taxes Empleo Nuevo Al empezar un empleo nuevo, tiene que llenar un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) y entregárselo a su empleador. Filing taxes Su empleador debe tener ejemplares del formulario para darle. Filing taxes Si tiene que cambiar la información en el futuro, tendrá que llenar otro Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés). Filing taxes Si trabaja solamente una parte del año (por ejemplo, comienza a trabajar después del principio del año), es posible que se le retengan demasiados impuestos. Filing taxes Quizás pueda evitar la retención excesiva de impuestos si su empleador accede a utilizar el método de retención de impuestos durante sólo parte del año. Filing taxes Para más información, vea Part-Year Method (Método de año parcial), en el capítulo 1 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Empleado que también recibe ingresos de alguna pensión. Filing taxes   Si recibe ingresos procedentes de una pensión o anualidad y empieza un trabajo nuevo, tendrá que entregar un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) a su nuevo empleador. Filing taxes No obstante, puede optar por dividir entre su pensión y trabajo los descuentos para la retención, según le convenga. Filing taxes Cómo Cambiar la Retención Durante el año pueden ocurrir cambios que pueden modificar su estado civil o la cantidad de exenciones, ajustes, deducciones o créditos que podría reclamar en su declaración de impuestos. Filing taxes Cada vez que esto ocurra, quizás tenga que entregarle a su empleador un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo para cambiar su estado para fines de la retención o su número de descuentos para la misma. Filing taxes Si los cambios reducen la cantidad de descuentos que usted está reclamando o cambia su estado civil de casado a soltero, tiene que entregarle a su empleador un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo dentro de 10 días. Filing taxes Por regla general, puede llenar un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo cada vez que desee cambiar su número de descuentos para la retención por cualquier otra razón. Filing taxes Cómo cambiar su retención de impuestos para el año 2015. Filing taxes   Si alguna circunstancia durante 2014 disminuye el número de descuentos para la retención de impuestos durante el año 2015, debe entregarle a su empleador un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo a más tardar el 1 de diciembre del año 2014. Filing taxes Si dicha situación ocurre en diciembre de 2014, entrégueselo dentro de 10 días a partir de la fecha del evento. Filing taxes Cómo Verificar la Retención de Impuestos Después de entregarle a su empleador el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés), puede verificar si la cantidad de impuestos que se retienen de su sueldo o salario es excesiva o insuficiente. Filing taxes Si se le retienen impuestos excesivos o insuficientes, debe entregarle a su empleador un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo, para cambiar la cantidad a retener. Filing taxes Debe tratar que la cantidad que le retengan de su sueldo o salario sea igual al monto de los impuestos por los cuales será responsable. Filing taxes Si no le retienen suficientes impuestos, al final del año adeudará impuestos y podría tener que pagar intereses y multas. Filing taxes Si la cantidad de impuestos que le retienen es excesiva, no podrá utilizar el dinero hasta que reciba el reembolso. Filing taxes Siempre verifique la retención si ocurren cambios personales o financieros en su vida o cambios en la ley que puedan modificar su responsabilidad tributaria. Filing taxes Nota: No puede hacerle un pago a su empleador para compensar por retenciones de impuestos en salarios y sueldos correspondientes a períodos de paga anteriores o para pagar su impuesto estimado. Filing taxes Cómo Completar el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) y las Hojas de Trabajo Correspondientes El Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) tiene unas hojas de trabajo que le ayudan a calcular los descuentos para la retención de impuestos que puede declarar. Filing taxes Dichas hojas de trabajo son para su documentación. Filing taxes No se las dé a su empleador. Filing taxes Empleos múltiples. Filing taxes   Si tiene ingresos de más de un empleo simultáneamente, complete sólo un juego de hojas de trabajo para el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés). Filing taxes Luego divida los descuentos entre los Formularios W-4(SP) (o Formularios W-4, en inglés) que llene para cada empleo. Filing taxes No se pueden declarar los mismos descuentos para más de un empleador a la vez. Filing taxes Puede declarar todos los descuentos de un solo empleador y no de los demás, o puede dividirlos de cualquier otra manera. Filing taxes Personas casadas. Filing taxes   Si usted y su cónyuge trabajan y van a presentar una declaración conjunta, calcule sus descuentos para la retención basándose en sus ingresos, ajustes, deducciones, exenciones y créditos conjuntos. Filing taxes Utilice un solo juego de hojas de trabajo. Filing taxes Usted y su cónyuge pueden dividir los descuentos como quieran; sin embargo, no puede reclamar el mismo descuento que su cónyuge. Filing taxes   Si usted y su cónyuge van a presentar declaraciones de impuestos por separado, tienen que calcular sus descuentos en hojas de trabajo separadas, basándose en sus propios ingresos, ajustes, deducciones, exenciones y créditos. Filing taxes Método alternativo de cálculo de los descuentos para la retención de impuestos. Filing taxes   No es obligatorio utilizar las hojas de trabajo del Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) si usted utiliza otro método más exacto para determinar el número de descuentos para la retención. Filing taxes Para más información, vea Alternative method of figuring withholding allowances (Método alternativo para determinar los descuentos para la retención), bajo Completing Form W-4 and Worksheets (Cómo llenar el Formulario W-4 y sus hojas de trabajo), en el capítulo 1 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Hoja de Trabajo para Calcular los Descuentos Personales. Filing taxes   Utilice la Hoja de Trabajo para Descuentos Personales del Formulario W-4(SP) (o la Personal Allowances Worksheet del Formulario W-4, en inglés) para determinar los descuentos para la retención basándose en las exenciones y cualquier descuento pertinente especial que aplique. Filing taxes Hoja de Trabajo para las Deducciones y los Ajustes. Filing taxes   Utilice la Hoja de Trabajo para Deducciones y Ajustes del Formulario W-4(SP) (o la Deductions and Adjustments Worksheet del Formulario W-4, en inglés) si piensa detallar las deducciones, reclamar ciertos créditos o deducir ajustes a los ingresos indicados en la declaración de impuestos del año 2014 y desea reducir su impuesto retenido. Filing taxes Complete esta hoja de trabajo también en el caso de cambios en alguna de estas partidas para ver si necesita cambiar la cantidad que se le debe retener. Filing taxes Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Múltiples Empleos. Filing taxes   Puede tener que llenar la Hoja de Trabajo para Dos Asalariados/Múltiples Empleos del Formulario W-4(SP) (o la Two Earners/Multiple Jobs Worksheet del Formulario W-4, en inglés) si tiene más de un empleo, un cónyuge que trabaja o si usted está recibiendo distribuciones de una pensión. Filing taxes Puede además agregar, si corresponde, en esta hoja de trabajo, toda retención adicional necesaria para incluir toda cantidad que espere adeudar, aparte del impuesto sobre los ingresos (por ejemplo, el impuesto sobre el ingreso del trabajo por cuenta propia). Filing taxes Cómo Calcular la Cantidad Correcta de Impuesto Retenido En la mayoría de los casos, el impuesto retenido de su paga se aproximará al impuesto que usted declare si cumple los dos requisitos siguientes: Llena correctamente todas las hojas de trabajo del Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) que le correspondan. Filing taxes Entrega a su empleador un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo cada vez que ocurra un cambio que afecte la retención de impuestos. Filing taxes Sin embargo, ya que las hojas de trabajo y los métodos de retención no abarcan todas las circunstancias que puedan ocurrir, puede ser que no se le retenga la cantidad correcta de impuestos. Filing taxes Es más probable que esto ocurra en los casos siguientes: Está casado y usted y su cónyuge trabajan. Filing taxes Tiene más de un empleo a la vez. Filing taxes Recibió ingresos no derivados del trabajo, como intereses, dividendos, pensión alimenticia del cónyuge o ex cónyuge, compensación por desempleo e ingresos del trabajo por cuenta propia. Filing taxes Adeudará impuestos adicionales al presentar su declaración de impuestos, como el impuesto sobre el ingreso del trabajo por cuenta propia. Filing taxes Se le retienen impuestos basados en información obsoleta de un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) durante la mayor parte del año. Filing taxes Ha ganado más de la cantidad que aparece en Revise su retención en la parte superior de la página 1 de las instrucciones del Formulario W-4(SP) (o bajo Check your withholding, en la parte superior de la página 1 de las instrucciones del Formulario W-4, en inglés). Filing taxes Trabaja sólo durante una parte del año. Filing taxes Cambia el número de descuentos para la retención durante el año. Filing taxes Método de salarios acumulados. Filing taxes   Si durante el año cambió el número de descuentos para la retención, es posible que se le hayan retenido demasiados o insuficientes impuestos durante el período anterior al cual se hizo el cambio. Filing taxes Puede compensar esta situación si su empleador accede a utilizar el método de retención de salarios acumulados durante el resto del año. Filing taxes Si desea utilizar este método, debe solicitárselo por escrito a su empleador. Filing taxes   Para poder usar este método se le debe haber pagado su salario usando el mismo tipo de período de pago (semanal, bisemanal, etc. Filing taxes ) desde el principio del año. Filing taxes Publicación 505 Para asegurar que se le retenga la cantidad correcta de impuestos, obtenga la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Ésta le ayudará a comparar el impuesto retenido durante el año con el impuesto declarado en su declaración. Filing taxes Le ayudará también a determinar cuánto impuesto adicional necesitará que se le retenga, si corresponde, durante cada período o fecha de pago para evitar adeudar impuestos adicionales al presentar su declaración. Filing taxes Si no se le retienen suficientes impuestos, puede tener que hacer pagos de impuestos estimados, tal como se explica bajo Impuesto Estimado para el Año 2014 , más adelante. Filing taxes Puede utilizar la Calculadora de Retenciones (conocida en inglés como “IRS Withholding Calculator”) del IRS en www. Filing taxes irs. Filing taxes gov/Individuals, disponible en inglés, en vez de la Publicación 505 o las hojas de trabajo incluidas con el Formulario W-4(SP) para determinar si necesita aumentar o disminuir su retención de impuestos. Filing taxes Requisitos que Debe Cumplir su Empleador Le convendría conocer algunos de los requisitos para la retención que su empleador tiene que cumplir. Filing taxes Dichos requisitos podrían afectar su manera de completar el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) y cómo resolver posibles problemas. Filing taxes Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo. Filing taxes   Al comenzar un empleo nuevo, su empleador debe hacer que usted complete un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés). Filing taxes A partir de su primer pago, el empleador usará la información facilitada en el formulario para determinar la cantidad que tiene que retenerle. Filing taxes   Si más adelante llena un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo, su empleador puede ponerlo en vigor cuanto antes. Filing taxes La fecha límite para ponerlo en vigor será el comienzo del primer período de nómina que termine dentro de los 30 días o más después de que usted le entregue el formulario al empleador. Filing taxes Ningún Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés). Filing taxes   Si no le entrega a su empleador un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) debidamente completado, él tiene que retenerle el impuesto a la tasa más alta, o sea, como soltero sin descuentos para la retención. Filing taxes Devolución del impuesto retenido. Filing taxes   Si descubre que se le han retenido demasiados impuestos porque no declaró todos los descuentos a los cuales tiene derecho, debería entregarle a su empleador un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo. Filing taxes El empleador no puede reembolsarle impuesto alguno retenido anteriormente. Filing taxes En lugar de esto, declare la cantidad completa que se le retuvo cuando presente la declaración de impuestos. Filing taxes   No obstante, si su empleador le ha retenido impuestos superiores a la cantidad correcta según el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) ya vigente, no tiene que llenar otro formulario nuevo para reducir la cantidad de impuestos a retener. Filing taxes Su empleador puede devolverle la cantidad que le fue retenida erróneamente. Filing taxes Si no le devuelve esa cantidad, su Formulario W-2 mostrará la cantidad total realmente retenida, la cual usted reclamaría cuando presenta su declaración. Filing taxes Exención de la Retención Si declara una exención de la retención de impuestos, su empleador no le retendrá el impuesto federal sobre el ingreso de su sueldo o salario. Filing taxes La exención corresponde únicamente al impuesto sobre el ingreso, no al impuesto del Seguro Social ni al Medicare. Filing taxes Puede reclamar una exención de retención durante 2014 sólo si se dan las dos condiciones siguientes: Para el año 2013 tuvo derecho a recibir un reembolso o una devolución de todos los impuestos federales sobre el ingreso retenidos porque no estuvo obligado a pagar impuestos ese año. Filing taxes Para el año 2014 espera recibir un reembolso o una devolución de todos los impuestos federales sobre el ingreso retenidos porque no espera adeudar ningún impuesto durante ese año. Filing taxes Estudiantes. Filing taxes   Si es estudiante, no está automáticamente exento de pagar impuestos. Filing taxes Vea el capítulo 1 para averiguar si debe presentar una declaración. Filing taxes Si trabaja a tiempo parcial o sólo durante el verano, quizás tenga derecho a recibir una exención de retención. Filing taxes Personas de un mínimo de 65 años de edad o ciegas. Filing taxes   Si tiene 65 años o más o está ciego, utilice la Hoja de Trabajo 1-3 ó 1-4 del capítulo 1 de la Publicación 505, para ayudarle a decidir si puede reclamar una exención de retención. Filing taxes No utilice ninguna de las hojas de trabajo si va a detallar las deducciones, declarar exenciones por dependientes o reclamar créditos tributarios en su declaración del año 2014. Filing taxes En lugar de ello, vea Itemizing deductions or claiming exemptions or credits (Cómo detallar deducciones o reclamar exenciones por dependientes o créditos tributarios), en el capítulo 1 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Cómo reclamar una exención de la retención. Filing taxes   Para poder reclamar esta exención, tiene que darle a su empleador un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés). Filing taxes No complete las líneas 5 ni 6. Filing taxes Escriba, en inglés, la palabra “ Exempt ” (Exento) en la línea 7. Filing taxes   Si reclama una exención, pero luego su situación cambia de tal manera que debe pagar impuestos sobre el ingreso, tiene que presentar un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo dentro de los 10 días siguientes al cambio. Filing taxes Si reclama la exención para 2014, pero anticipa que va a adeudar impuestos sobre el ingreso en 2015, tendrá que llenar un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo para el 1 de diciembre del año 2014. Filing taxes   Su declaración de exención de la retención puede ser revisada por el IRS. Filing taxes La exención será válida únicamente por un año. Filing taxes   Tiene que darle a su empleador un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo para el 15 de febrero de cada año si desea prorrogar la exención. Filing taxes Ingresos Suplementarios Los salarios suplementarios incluyen las remuneraciones por concepto de bonificaciones, comisiones, paga por trabajar horas extras (overtime), vacaciones, cierta compensación por enfermedad y remuneraciones por gastos de acuerdo con determinados planes. Filing taxes El pagador puede calcular la retención sobre los ingresos suplementarios utilizando el método que se utilizó para los sueldos y salarios normales. Filing taxes No obstante, si estos pagos se calculan aparte de sus sueldos y salarios normales, su empleador u otro pagador de dichos ingresos puede retenerle impuestos sobre el ingreso del trabajo de estos ingresos a una tasa uniforme. Filing taxes Remuneraciones por gastos del empleado. Filing taxes   Los reembolsos u otras remuneraciones de gastos del empleado pagados por su empleador de acuerdo con un plan sin rendición de cuentas directamente a su empleador (nonaccountable plan) se consideran ingresos suplementarios. Filing taxes   Los reembolsos u otras remuneraciones por gastos del empleado pagados de acuerdo con un plan de reembolsos con rendición de cuentas (accountable plan), que superen los gastos demostrados se consideran pagados de acuerdo con un plan de reembolsos sin rendición de cuentas a su empleador si usted no devuelve el exceso pagado dentro de un período razonable. Filing taxes   Para más detalles sobre los planes de reembolsos con y sin rendición de cuentas al empleador, vea Reembolsos en el capítulo 26. Filing taxes Multas Es posible que tenga que pagar una multa de $500 si se dan las dos condiciones siguientes: Declara descuentos para la retención en el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) que reducen la cantidad total de impuestos retenidos. Filing taxes No tiene ninguna razón que justifique esas declaraciones o descuentos al preparar el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés). Filing taxes Se puede imponer también una multa por delito penal por facilitar información falsa o fraudulenta intencionalmente en el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) o por no facilitar información intencionalmente que podría aumentar la cantidad retenida. Filing taxes La multa, si se demuestra su culpabilidad, puede ser de hasta $1,000 o encarcelamiento por un máximo de 1 año, o ambos. Filing taxes Estas multas le corresponderán si falsifica intencionalmente y con conocimiento el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) para tratar de reducir o eliminar la retención correcta de impuestos. Filing taxes Un simple error o una equivocación inocente no resultará en la imposición de dichas multas. Filing taxes Por ejemplo, una persona que ha tratado de calcular correctamente el número de descuentos para la retención, pero declara siete descuentos en lugar del número correcto de seis, no tendrá que pagar una multa relacionada con el Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés). Filing taxes Propinas Las propinas que reciba en su empleo mientras trabaja se consideran parte de su sueldo. Filing taxes Tiene que incluir las propinas que reciba en su declaración de impuestos en la misma línea en la que incluya su sueldo, salario, etcétera. Filing taxes No se retienen impuestos directamente de sus propinas, como se hace en el caso de su sueldo, salario, etcétera. Filing taxes No obstante, su empleador tendrá en cuenta las propinas que declare para calcular la cantidad de impuestos que deberá retenerle de su salario normal. Filing taxes Vea el capítulo 6 para obtener información sobre cómo declarar las propinas a su empleador. Filing taxes Para más información acerca de los requisitos para la retención de impuestos sobre las propinas, vea la Publicación 531, Reporting Tip Income (Cómo declarar el ingreso de propinas), en inglés. Filing taxes Cómo determina su empleador la cantidad que debe retener. Filing taxes   Las propinas que usted declara a su empleador se incluyen en su ingreso total para el mes en el cual las declara. Filing taxes Su empleador puede calcular la cantidad que debe retenerle de una de las siguientes maneras: Retención del impuesto a la tasa normal sobre la cantidad resultante de sumar su salario normal y las propinas declaradas. Filing taxes Retención del impuesto a la tasa normal sobre su salario normal, más un porcentaje de sus propinas declaradas. Filing taxes Salario insuficiente para pagar los impuestos. Filing taxes   Si su salario regular es insuficiente para que su empleador pueda retenerle todos los impuestos que usted adeude sobre su paga, más propinas (incluyendo impuestos sobre el ingreso y los impuestos del Seguro Social y Medicare (o el impuesto equivalente de la jubilación ferroviaria)), puede darle al empleador el dinero necesario para pagar los impuestos adeudados. Filing taxes Vea Entrega de dinero al empleador para el pago de los impuestos en el capítulo 6. Filing taxes Propinas asignadas. Filing taxes   Su empleador no debe retener de sus propinas asignadas impuesto sobre los ingresos ni los impuestos del Medicare, Seguro Social, o la jubilación ferroviaria. Filing taxes La retención de dichos impuestos se basa únicamente en su salario más las propinas declaradas. Filing taxes Su empleador debe devolverle toda cantidad de impuesto retenida erróneamente de su paga. Filing taxes Vea el tema titulado Asignación de Propinas , en el capítulo 6, para más información. Filing taxes Beneficios Marginales Tributables El valor de ciertos beneficios marginales no monetarios que reciba de su empleador se considera parte de su paga. Filing taxes Su empleador generalmente le debe retener de su paga regular los impuestos sobre el ingreso. Filing taxes Para información sobre los beneficios marginales, vea Beneficios Marginales bajo Remuneración del Empleado, en el capítulo 5. Filing taxes Aunque el valor del uso personal de un automóvil, camión u otro vehículo motorizado que utilice en las carreteras y que le provea su empleador esté sujeto a impuestos, su empleador puede optar por no retener impuestos sobre esa cantidad. Filing taxes Su empleador debe notificarle si opta por hacerlo. Filing taxes Para más información acerca de la retención de impuestos sobre los beneficios marginales tributables, vea el capítulo 1 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Compensación por Enfermedad El término “compensación por enfermedad” es el pago que usted recibe para reemplazar su salario o sueldo regular mientras está ausente del trabajo temporalmente debido a una enfermedad o lesión. Filing taxes Para considerarse compensación por enfermedad, ésta deberá ser pagada conforme a un plan en el cual participa su empleador. Filing taxes Si recibe compensación por enfermedad de su empleador, o de un agente del mismo, se le deben retener impuestos sobre el ingreso. Filing taxes Un agente que no le pague a usted salario regular puede optar por retenerle impuestos sobre el ingreso a una tasa uniforme. Filing taxes Sin embargo, si recibe compensación por enfermedad de un tercero que no sea agente o representante de su empleador, le retendrán impuestos sobre el ingreso únicamente si usted lo solicita. Filing taxes Vea Formulario W-4S , más adelante. Filing taxes Si recibe compensación por enfermedad de un plan en el cual su empleador no participa (como un plan de protección de salud o contra accidentes en el cual usted paga todas las primas), los pagos que reciba no son considerados compensación por enfermedad y, por lo general, no están sujetos a impuestos. Filing taxes Convenios sindicales. Filing taxes   Si recibe compensación por enfermedad de acuerdo a un convenio colectivo del trabajo entre el sindicato al que usted pertenece y su empleador, el convenio podría determinar la cantidad de impuestos sobre el ingreso a retener. Filing taxes Consulte a su delegado o representante sindical o a su empleador para más información. Filing taxes Formulario W-4S. Filing taxes   Si opta por que se le retengan impuestos sobre el ingreso de la compensación por enfermedad pagada por un tercero, por ejemplo, una compañía de seguros, tiene que llenar el Formulario W-4S. Filing taxes Las instrucciones del formulario contienen una hoja de trabajo que puede utilizar para determinar la cantidad que quiere que se le retenga. Filing taxes Dichas instrucciones explican también ciertas restricciones que pueden corresponderle. Filing taxes   Entregue el formulario completado a la entidad que pague su compensación por enfermedad. Filing taxes Dicha entidad debe retenerle impuestos según las instrucciones indicadas en el formulario. Filing taxes Impuesto estimado. Filing taxes   Si no solicita la retención de impuestos en el Formulario W-4S o si no se le han retenido suficientes impuestos, quizás tenga que pagar impuesto estimado. Filing taxes Si no paga suficientes impuestos mediante pagos de impuesto estimado o si no se le retienen suficientes impuestos, o si se dan los dos casos, quizás tenga que pagar una multa. Filing taxes Vea Multa por Pago Insuficiente de Impuestos para el Año 2013 , al final de este capítulo. Filing taxes Pensiones y Anualidades Por lo general, se retienen impuestos sobre el ingreso de las distribuciones de su pensión o anualidad, a menos que usted solicite que no se los retengan. Filing taxes Esta regla corresponde a distribuciones de: Un arreglo de ahorros para la jubilación (IRA, por sus siglas en inglés) tradicional; Una compañía o sociedad de seguros de vida de acuerdo con un contrato dotal, anualidad o un contrato de seguros de vida; Un sistema de pensión, anualidad o participación en las ganancias; Un plan de bonificación de acciones; y Cualquier otro plan que aplace el período en el que puede recibir remuneraciones. Filing taxes La cantidad a retener depende de cómo reciba los pagos. Filing taxes Es decir, si los recibe durante más de un solo año (pagos periódicos), dentro del plazo de un año (pagos no periódicos) o como una distribución con derecho a reinversión (ERD, por sus siglas en inglés). Filing taxes La retención de impuesto sobre los ingresos de una ERD es obligatoria. Filing taxes Información adicional. Filing taxes    Para más información sobre la tributación de anualidades y distribuciones (incluyendo distribuciones con derecho a reinversión) de planes de jubilación calificados, vea el capítulo 10. Filing taxes Para más detalles sobre los arreglos IRA, vea el capítulo 17. Filing taxes Para más información sobre la retención de impuestos de las pensiones y anualidades, incluyendo una explicación del Formulario W-4P, vea Pensions and Annuities (Pensiones y anualidades) en el capítulo 1 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Ganancias Provenientes de Juegos de Azar y Apuestas Se retienen impuestos sobre el ingreso proveniente de ciertas ganancias de juegos de azar y apuestas a una tasa uniforme del 25%. Filing taxes Las ganancias de juegos de azar y apuestas superiores a $5,000 que resulten de las fuentes siguientes están sujetas a la retención de impuestos sobre los ingresos: Todo concurso, convenio de grupos de apostadores, incluidos pagos efectuados a ganadores de torneos de póquer o lotería. Filing taxes Toda otra clase de apuesta, si las ganancias son por lo menos 300 veces mayores a la cantidad de la apuesta. Filing taxes No importa si se pagan las ganancias en efectivo, en bienes o como anualidad. Filing taxes Las ganancias que no se paguen en efectivo se toman en cuenta según su valor justo de mercado. Filing taxes Excepción. Filing taxes   Las ganancias de juegos de bingo, keno o de máquinas tragamonedas, por regla general, no están sujetas a la retención de impuestos. Filing taxes No obstante, es posible que tenga que facilitarle al pagador su número de Seguro Social si quiere evitar la retención de impuestos. Filing taxes Vea Backup withholding on gambling winnings (Retención adicional sobre las ganancias de juegos de azar y apuestas), en el capítulo 1 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Si recibió ganancias de juegos y apuestas que no estuvieron sujetas a retención, quizás tenga que pagar el impuesto estimado. Filing taxes Vea Impuesto Estimado para el Año 2014 , más adelante. Filing taxes Si no paga suficientes impuestos mediante la retención o pagos de impuesto estimado, o ambos, puede estar sujeto a una multa. Filing taxes Vea Multa por Pago Insuficiente de Impuestos para el Año 2013 , al final de este capítulo. Filing taxes Formulario W-2G. Filing taxes   Si un pagador le retiene impuestos sobre el ingreso de sus ganancias de juegos de azar y apuestas, éste debe enviarle un Formulario W-2G, Certain Gambling Winnings (Ciertas ganancias de juegos de azar y apuestas), en inglés, en el cual se muestra la cantidad que usted ganó, así como la cantidad de impuestos retenidos. Filing taxes Declare los impuestos retenidos en la línea 62 del Formulario 1040. Filing taxes Compensación por Desempleo Puede optar por que se le retengan impuestos sobre los ingresos de su compensación por desempleo. Filing taxes Para hacerlo, tiene que llenar el Formulario W-4V, en inglés (o un formulario similar facilitado por el pagador) y enviárselo al mismo. Filing taxes Toda compensación por desempleo está sujeta a impuestos. Filing taxes De modo que, si no se le retienen suficientes impuestos sobre los ingresos, quizás tenga que pagar impuestos estimados. Filing taxes Vea Impuesto Estimado para el Año 2014 , más adelante. Filing taxes Si no paga suficientes impuestos mediante la retención o pagos de impuesto estimado, o ambos, puede estar sujeto a una multa. Filing taxes Vea Multa por Pago Insuficiente de Impuestos para el Año 2013 , al final de este capítulo, para más información. Filing taxes Pagos del Gobierno Federal Puede elegir que se le retengan impuestos sobre los ingresos de ciertos pagos que reciba del gobierno federal. Filing taxes Estos pagos incluyen: Prestaciones del Seguro Social, Prestaciones de la jubilación ferroviaria del nivel 1 (tier 1), Préstamos de crédito sobre mercancías de productos de una corporación que decida incluir en sus ingresos brutos, Pagos recibidos de acuerdo con la Agricultural Act of 1949 (Ley Agrícola de 1949) (7 U. Filing taxes S. Filing taxes C. Filing taxes 1421 et. Filing taxes seq. Filing taxes ) como enmendada, o con el Título II de la Disaster Assistance Act of 1988 (Ley de Asistencia en Caso de Desastre de 1988), que se consideren pagos de seguros y que se reciban por uno de los siguientes motivos: Sus cultivos fueron destruidos o gravemente dañados por sequía, inundación u otro tipo de desastre natural o No pudo sembrar cultivos por uno de los desastres naturales descritos en el punto (a) y Todo otro pago conforme a la ley federal según determinado por el Secretario. Filing taxes Para elegir esta retención, tendrá que llenar el Formulario W-4V, en inglés (u otro documento similar facilitado por el pagador) y enviárselo al mismo. Filing taxes Si no elige que se le retengan impuestos sobre los ingresos, quizás tenga que pagar el impuesto estimado. Filing taxes Vea Impuesto Estimado para el Año 2014 , más adelante. Filing taxes Si no paga suficientes impuestos mediante la retención o pagos de impuesto estimado, o ambos, puede estar sujeto a una multa. Filing taxes Vea Multa por Pago Insuficiente de Impuestos para el Año 2013 , al final de este capítulo, para más información. Filing taxes Información adicional. Filing taxes   Para más información sobre la tributación de los beneficios del Seguro Social y de la jubilación ferroviaria, vea el capítulo 11. Filing taxes Obtenga la Publicación 225, Farmer's Tax Guide (Guía tributaria para los agricultores), en inglés, si desea más información acerca de la tributación de los préstamos de la Commodity Credit Corporation (Sociedad Anónima de Productos Agrícolas o CCC, por sus siglas en inglés) y pagos de asistencia en caso de desastre por la destrucción de cultivos. Filing taxes Retención Adicional Los bancos u otras empresas que le paguen ciertos tipos de ingresos tienen que presentar una declaración informativa (Formulario 1099) al IRS. Filing taxes Una declaración informativa indica cuántos ingresos se le pagaron a usted durante el año. Filing taxes Este formulario muestra también su nombre y número de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés). Filing taxes En el capítulo 1, bajo Número de Seguro Social , se explica el número de identificación del contribuyente (TIN). Filing taxes Por regla general, esos pagos no están sujetos a la retención de impuestos. Filing taxes No obstante, se requiere una retención “adicional” en ciertas circunstancias. Filing taxes Esta retención adicional puede corresponder a la mayoría de los pagos que se declaren en el Formulario 1099. Filing taxes El pagador debe retenerle el impuesto a una tasa uniforme del 28% en las situaciones siguientes: Usted no facilita su TIN al pagador tal como corresponde. Filing taxes El IRS notifica al pagador que el TIN que usted le dio es incorrecto. Filing taxes Usted está obligado a certificar que no está sujeto a la retención adicional de impuestos, pero no lo hace. Filing taxes El IRS notifica al pagador que empiece a retener impuestos sobre sus intereses o dividendos porque usted declaró cantidades insuficientes de dichos intereses o dividendos en su declaración de impuestos. Filing taxes El IRS tomará esta medida únicamente después de haberle enviado por lo menos cuatro avisos en un período de al menos 210 días. Filing taxes Vea Backup Withholding (Retención adicional), en el capítulo 1 de la Publicación 505, en inglés, para más información. Filing taxes Multas. Filing taxes   Hay multas civiles y penales por entregar información falsa con intención de evitar la retención adicional de impuestos. Filing taxes La multa civil es $500. Filing taxes La multa penal, si se demuestra su culpabilidad, puede ser de hasta $1,000 o encarcelamiento por un máximo de un año, o ambas. Filing taxes Impuesto Estimado para el Año 2014 El impuesto estimado es el método que se utiliza para pagar impuestos sobre el ingreso que no está sujeto a retención. Filing taxes Este tipo de ingreso incluye los ingresos del trabajo por cuenta propia, intereses, dividendos, pensión alimenticia del cónyuge o ex cónyuge, alquiler, ganancias resultantes de la venta de bienes, premios y concesiones. Filing taxes Es posible que tenga que pagar impuesto estimado si la cantidad de impuestos retenida de su sueldo, salario, pensión o cualquier otra clase de remuneración no es suficiente. Filing taxes Se utiliza el impuesto estimado para pagar impuestos sobre los ingresos e impuestos sobre el ingreso del trabajo por cuenta propia, así como otros impuestos y otras cantidades declaradas en su declaración de impuestos. Filing taxes Si no paga suficientes impuestos mediante retenciones o pagos de impuesto estimado, o ambos, es posible que tenga que pagar una multa. Filing taxes Si no paga lo suficiente para la fecha de vencimiento de cada período de pago (vea Cuándo se Debe Pagar el Impuesto Estimado , más adelante) se le podría cobrar una multa aun cuando espere recibir un reembolso de impuestos al presentar su declaración. Filing taxes Para más información sobre cuándo es aplicable la multa, vea Multa por Pago Insuficiente de Impuestos de 2013 , al final de este capítulo. Filing taxes Quién no Tiene que Pagar el Impuesto Estimado Si recibe un sueldo o salario, puede evitar la obligación de hacer pagos de impuesto estimado pidiendo a su empleador que le retenga más impuestos de su remuneración. Filing taxes Para hacer esto, presente un Formulario W-4(SP) (o Formulario W-4, en inglés) nuevo a su empleador. Filing taxes Vea el capítulo 1 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Pagos de impuesto estimado no requeridos. Filing taxes   No tendrá que pagar el impuesto estimado para el año 2014 si se satisfacen las tres condiciones siguientes: No tuvo la obligación de pagar impuestos en el año 2013. Filing taxes Fue ciudadano o residente extranjero de los Estados Unidos durante todo el año. Filing taxes Su año tributario de 2013 constaba de un período de 12 meses. Filing taxes   No tuvo la obligación de pagar impuestos para el año 2013 si su impuesto total fue cero o no estuvo obligado a presentar una declaración de impuestos. Filing taxes Para la definición de “impuesto total” para 2013, vea el capítulo 2 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes ¿Quién Tiene que Pagar Impuesto Estimado? Si adeuda impuesto adicional para el año 2013, quizás tenga que pagar impuesto estimado para el año 2014. Filing taxes Puede utilizar la siguiente regla general como guía durante el año para averiguar si tendrá suficiente impuesto retenido o si debe aumentar su retención o hacer pagos estimados de impuesto. Filing taxes Regla general. Filing taxes   En la mayoría de los casos, tiene que pagar impuesto estimado para el año 2014 si se dan las dos condiciones siguientes: Usted espera adeudar al menos $1,000 de impuestos para el año 2014 después de restar los impuestos retenidos y los créditos reembolsables. Filing taxes Usted espera que sus impuestos retenidos y créditos reembolsables sean inferiores a la menor de las siguientes cantidades: el 90% del impuesto indicado en su declaración de impuestos para el año 2014 o el 100% del impuesto indicado en su declaración de impuestos para el año 2013 (sin embargo, vea Requisitos especiales para agricultores, pescadores y contribuyentes de altos ingresos, a continuación). Filing taxes Dicha declaración tiene que abarcar un período de 12 meses. Filing taxes    Si el resultado de usar la regla general que se explicó anteriormente le indica que no va a tener suficiente impuesto retenido, complete la 2014 Estimated Tax Worksheet (Hoja de Trabajo de 2014) en la Publicación 505, en inglés, para obtener un cálculo más preciso. Filing taxes Requisitos especiales para agricultores, pescadores y contribuyentes de altos ingresos. Filing taxes   Si por lo menos dos tercios (2/3) de su ingreso bruto para el año tributario 2013 ó 2014 es de actividades agrícolas o de pesca, sustituya el 662/3% por el 90% en el punto (2a) bajo Regla general , anteriormente. Filing taxes Si su ingreso bruto ajustado para el año 2013 fue más de $150,000 ($75,000 si su estado civil para efectos de la declaración de 2014 es casado que presenta una declaración por separado), sustituya 110% por 100% en el punto (2b) bajo Regla general , anteriormente. Filing taxes Vea la Figura 4-A y el capítulo 2 de la Publicación 505, en inglés, para más información. Filing taxes Extranjeros. Filing taxes   Los extranjeros residentes y los extranjeros no residentes también pueden tener que pagar impuesto estimado. Filing taxes Los extranjeros residentes deben cumplir los requisitos presentados en este capítulo a menos que se indique lo contrario. Filing taxes Los que no son residentes deben obtener el Formulario 1040-ES (NR), U. Filing taxes S. Filing taxes Estimated Tax for Nonresident Alien Individuals (Impuesto estimado de los EE. Filing taxes UU. Filing taxes para las personas extranjeras no residentes), en inglés. Filing taxes   Es extranjero si no es ciudadano ni nacional de los Estados Unidos. Filing taxes Es extranjero residente si tiene una tarjeta de residencia (green card) o si cumple el requisito de presencia sustancial. Filing taxes Para información adicional sobre el requisito de presencia sustancial, vea la Publicación 519, U. Filing taxes S. Filing taxes Tax Guide for Aliens (Guía tributaria de los EE. Filing taxes UU. Filing taxes para extranjeros), en inglés. Filing taxes Contribuyentes casados. Filing taxes   Si cumple los requisitos para hacer pagos conjuntos de impuesto estimado, puede aplicar esos requisitos a sus ingresos estimados conjuntos. Filing taxes   Usted y su cónyuge pueden hacer pagos conjuntos de impuesto estimado aun cuando no vivan juntos. Filing taxes   No obstante, usted y su cónyuge no pueden hacer pagos conjuntos de impuesto estimado si: Están legalmente separados por fallo de divorcio o de manutención por separación judicial, Tanto usted como su cónyuge utilizan años tributarios distintos o Uno de ustedes es extranjero no residente (a menos que éste elija ser tratado como extranjero residente para propósitos tributarios (vea el capítulo 1 de la Publicación 519, en inglés)). Filing taxes   Si no reúne los requisitos para hacer pagos conjuntos del impuesto estimado, aplique los requisitos explicados aquí a su ingreso estimado por separado. Filing taxes El hecho de que usted y su cónyuge hagan o no pagos de impuesto estimado conjuntamente o por separado no afectará en absoluto su elección de presentar una declaración de impuestos conjunta o separada para el año 2014. Filing taxes Declaraciones separadas para el año 2013 y una declaración conjunta para el año 2014. Filing taxes   Si piensa presentar una declaración conjunta con su cónyuge para el año 2014, pero los dos presentaron declaraciones separadas en 2013, sus impuestos para 2013 son el total de impuestos indicado en las dos declaraciones que se presentaron por separado. Filing taxes Usted presentó una declaración por separado si declaró cualquiera de los estados civiles siguientes: soltero, cabeza de familia o casado que presenta la declaración por separado. Filing taxes Declaración conjunta para el año 2013 y declaraciones separadas para el año 2014. Filing taxes   Si piensa presentar una declaración por separado para el año 2014, pero presentó una declaración conjunta en 2013, sus impuestos para 2013 son la parte del impuesto que le corresponda en la declaración conjunta. Filing taxes Usted presenta una declaración por separado si declara cualquiera de los siguientes estados civiles: soltero, cabeza de familia o casado que presenta la declaración por separado. Filing taxes   Para calcular la parte del impuesto que le corresponde en una declaración conjunta, debe primero calcular el impuesto que usted y su cónyuge habrían pagado si hubieran presentado declaraciones separadas para el año 2013, utilizando el mismo estado civil para el año 2014. Filing taxes Luego multiplique el impuesto de la declaración conjunta por la siguiente fracción:   El impuesto que habría pagado si hubiera presentado una declaración por separado   El impuesto total que usted y su cónyuge habrían pagado si los dos hubieran presentado declaraciones separadas Ejemplo. Filing taxes José y Hortensia presentaron una declaración conjunta para el año 2013, en la que se indicaba un ingreso sujeto a impuestos de $48,500 e impuestos por pagar de $6,386. Filing taxes Del total de ingresos sujetos a impuestos de $48,500, unos $40,100 le correspondían a José y los demás le correspondían a Hortensia. Filing taxes Para el año 2014, el matrimonio piensa presentar declaraciones por separado. Filing taxes José calcula su parte de impuestos indicada en la declaración conjunta para el año 2013 de la manera siguiente:   Impuestos sobre los $40,100 basándose en una declaración por separado $5,960     Impuestos sobre los $8,400 basándose en una declaración por separado 843     Total $ 6,803     Porcentaje del total correspondiente a José ($5,960 ÷ $6,803) 87. Filing taxes 6%     Parte del total declarado en la declaración conjunta correspondiente a José  ($6,386 × 87. Filing taxes 6%) $ 5,594   Figura 4-A. Filing taxes ¿Tiene que Pagar Impuesto Estimado? Please click here for the text description of the image. Filing taxes Figura 4−A. Filing taxes ¿Tiene que Pagar Impuesto Estimado? Cómo Calcular el Impuesto Estimado Para calcular su impuesto estimado, tiene que determinar primero su ingreso bruto ajustado (AGI, por sus siglas en inglés), ingreso sujeto a impuestos, impuestos, deducciones y créditos para el año. Filing taxes Al calcular su impuesto estimado para el año 2014, le convendría utilizar los ingresos, deducciones y créditos de su declaración del año 2013 como punto de partida. Filing taxes Utilice su declaración federal de impuestos para el año 2013 como referencia. Filing taxes Puede utilizar el Formulario 1040-ES y la Publicación 505, ambos en inglés, para calcular su impuesto estimado. Filing taxes Los extranjeros no residentes deben utilizar el Formulario 1040-ES (NR) y la Publicación 505, ambos en inglés, para calcular su impuesto estimado (vea el capítulo 8 de la Publicación 519 para más información). Filing taxes Hay que tener en cuenta cambios recientes en su situación así como en la ley tributaria. Filing taxes Para más información acerca de estos cambios, visite la página web del IRS, IRS. Filing taxes gov/espanol. Filing taxes Para más información sobre cómo determinar su impuesto estimado para el año 2014, vea el capítulo 2 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Cuándo se Debe Pagar el Impuesto Estimado Para propósitos del impuesto estimado, se divide el año tributario en cuatro períodos de pago. Filing taxes Cada período tiene su propia fecha de vencimiento. Filing taxes Si no se pagan suficientes impuestos para la fecha de vencimiento de cada período de pago, se le puede cobrar una multa aun si tiene derecho a un reembolso al presentar su declaración de impuestos. Filing taxes Los períodos de pago y las fechas de vencimiento para los pagos del impuesto estimado se muestran a continuación. Filing taxes   Para el período: Fecha de vencimiento:*     Del 1 de enero al 31 de marzo 15 de abril     Del 1 de abril al 31 de mayo 16 de junio     Del 1 de junio al 31 de agosto 15 de sept. Filing taxes     Del 1 de sept. Filing taxes al 31 de dic. Filing taxes 15 de enero del siguiente año      * Vea Regla para sábados, domingos y días feriados oficiales y Pago para enero . Filing taxes Regla para sábados, domingos y días feriados oficiales. Filing taxes   Si el plazo para hacer un pago de impuesto estimado vence un sábado, domingo o día feriado oficial, el pago se considerará hecho a su debido tiempo si se hace el día siguiente que no sea un sábado, domingo o día feriado oficial. Filing taxes Pago para enero. Filing taxes   Si presenta su Formulario 1040 o Formulario 1040A del año 2014 a más tardar el 31 de enero del año 2015, y paga el resto del impuesto que adeude, no tendrá que hacer su pago del impuesto estimado que vencería el 15 de enero de 2015. Filing taxes Contribuyentes según año fiscal. Filing taxes   Si su año tributario no comienza el 1 de enero, vea las instrucciones para el Formulario 1040-ES, en inglés, para saber las fechas de vencimiento pertinentes. Filing taxes Cuándo Debe Comenzar a Pagar No tiene que pagar impuesto estimado hasta que reciba ingresos sobre los cuales tenga que pagar el impuesto sobre el ingreso. Filing taxes Si recibe ingreso sujeto al pago de impuesto estimado para el primer período de pago del año, tiene que hacer su primer pago a más tardar en la fecha de vencimiento de ese período. Filing taxes Puede pagar el impuesto estimado en su totalidad en ese momento o a plazos. Filing taxes Si decide pagar el impuesto a plazos, haga su primer pago a más tardar en la fecha de vencimiento del primer período de pago. Filing taxes Haga los pagos a plazos restantes a más tardar en las fechas de vencimiento de los períodos posteriores. Filing taxes Ningún ingreso sujeto al impuesto estimado durante el primer período. Filing taxes    Si no recibe ingresos sujetos al pago de impuesto estimado hasta un período posterior, tiene que hacer su primer pago de impuesto estimado a más tardar en la fecha de vencimiento de tal período. Filing taxes Puede pagar el impuesto estimado en su totalidad a más tardar en la fecha de vencimiento de tal período o puede elegir pagarlo a plazos para la fecha de vencimiento de tal período y las fechas de vencimiento de los períodos restantes. Filing taxes El diagrama siguiente indica cuándo se deben hacer los pagos a plazos. Filing taxes Si recibe por primera vez ingresos sobre los cuales tiene que pagar impuesto estimado: Haga un  pago  a más tardar el:* Pague  los plazos posteriores  a más tardar el:* Antes del 1 de abril 15 de abril 16 de junio 15 de septiembre 15 de enero del siguiente año Del 1 de abril al 31 de mayo 16 de junio 15 de septiembre 15 de enero del siguiente año Del 1 de junio al 31 de agosto 16 de septiembre 15 de enero del siguiente año Después del 31 de agosto 15 de enero del siguiente año (Ninguno) *Vea Regla para sábados, domingos y días feriados oficiales y Pago para enero. Filing taxes     Cuánto se debe pagar para evitar una multa. Filing taxes   Para determinar la cantidad que debe pagar para cada fecha de vencimiento de los pagos, vea Cómo Determinar Cada Pago , a continuación. Filing taxes Cómo Determinar Cada Pago Debe pagar suficiente impuesto estimado para la fecha de vencimiento de cada período de pago, a fin de evitar una multa por ese período. Filing taxes Puede determinar el pago requerido para cada período utilizando el método normal de pagos a plazos o el método de ingresos anualizados a plazos. Filing taxes Estos métodos se describen en más detalle en el capítulo 2 de la Publicación 505, en inglés. Filing taxes Si no paga suficientes impuestos durante cada período de pago, es posible que se le cobre una multa aun cuando tenga derecho a un reembolso de impuestos al presentar su declaración. Filing taxes Si el tema anterior Ningún ingreso sujeto al impuesto estimado durante el primer período o el tema posterior Cambio en el impuesto estimado , le corresponde, le puede ser de provecho leer Annualized Income Installment Method (Método de ingreso anual a plazos), en inglés, en el capítulo 2 de la Publicación 505 para más información sobre cómo evitar una multa. Filing taxes Multa por pago insuficiente del impuesto estimado. Filing taxes   Según el método normal de pagos a plazos, si su pago de impuesto estimado para algún período es menos de la cuarta parte de su impuesto estimado, se le puede cobrar una multa por pago insuficiente del impuesto estimado para ese período cuando presente su declaración de impuestos. Filing taxes Bajo el método anualizado de ingresos a plazos, sus pagos de impuesto estimado varían con su ingreso, pero la cantidad de pago requerida deberá ser pagada en cada período. Filing taxes Vea el capítulo 4 de la Publicación 505 para más información. Filing taxes Cambio en el impuesto estimado. Filing taxes   Puede tener que volver a calcular su impuesto estimado después de haberlo pagado si se dan cambios en sus ingresos, ajustes, deducciones, créditos o exenciones. Filing taxes Pague el saldo adeudado de su impuesto estimado enmendado a más tardar en la siguiente fecha de vencimiento del pago después del cambio o lo puede pagar a plazos empezando a más tardar en esa siguiente fecha de vencimiento y subsecuentemente en las fechas de pago para los períodos de pago restantes. Filing taxes Casos en los que No se Requieren Pagos del Impuesto Estimado No tiene que hacer pagos de impuesto estimado si la cantidad retenida durante cada período de pago es por lo menos: 1/4 de su pago anual requerido o La cantidad del plazo de ingresos anualizados que está obligado a pagar para tal período. Filing taxes Además, no tendrá que efectuar pagos de impuesto estimado si se le retienen suficientes impuestos durante el año para asegurar que la cantidad de impuestos a pagar al presentar su declaración sea menos de $1,000. Filing taxes Cómo Pagar el Impuesto Estimado Hay varias maneras de pagar el impuesto estimado: Acreditar un pago en exceso de su declaración de impuestos del año 2013 a su impuesto estimado del año 2014. Filing taxes Efectuar un pago mediante la transferencia directa de su cuenta bancaria o pago por tarjeta de crédito o débito utilizando un sistema de pago a través del teléfono o la Internet. Filing taxes Enviar su pago (cheque o giro) del impuesto adeudado con un comprobante de pago del Formulario 1040-ES. Filing taxes Cómo Acreditar un Pago en Exceso Si al presentar su Formulario 1040 o Formulario 1040A para el año 2013 muestra haber pagado impuestos de más, puede aplicar una parte o la totalidad de ese pago en exceso a su impuesto estimado para el año 2014. Filing taxes Escriba en la línea 75 del Formulario 1040 o en la línea 44 del Formulario 1040A la parte de la cantidad del pago en exceso que quiere acreditar a su impuesto estimado en vez de recibirla como reembolso. Filing taxes Tiene que tener en cuenta dicha cantidad acreditada al calcular los pagos de impuesto estimado. Filing taxes No puede solicitar que se le reembolse la cantidad acreditada a su impuesto estimado durante el año hasta que presente su declaración de impuestos el año siguiente. Filing taxes Tampoco puede destinar ese pago en exceso a ningún otro fin. Filing taxes Pago a Través de Internet El pago a través de Internet es conveniente y seguro y le ayuda a asegurar que nosotros recibamos su pago a tiempo. Filing taxes Puede pagar utilizando cualquiera de los siguientes métodos de pago electrónico: Transferencia directa de su cuenta bancaria. Filing taxes Tarjeta de crédito o débito. Filing taxes Si desea pagar sus impuestos a través de Internet o si desea obtener más información, acceda a www. Filing taxes irs. Filing taxes gov/e-pay. Filing taxes Pago a Través del Teléfono El efectuar pagos a través del teléfono es otro método confiable y seguro de realizar pagos electrónicos. Filing taxes Utilice uno de los siguientes métodos: Transferencia directa de su cuenta bancaria. Filing taxes Tarjeta de crédito o débito. Filing taxes Si desea pagar mediante la transferencia directa de su cuenta bancaria, llame al 1-800-244-4829 (1-800-555-4477, si desea obtener servicio en inglés). Filing taxes Las personas sordas o aquellas personas que tienen impedimentos auditivos o del habla y que tienen acceso al sistema TTY/TDD pueden llamar al 1-800-733-4829. Filing taxes Para efectuar pagos utilizando una tarjeta de crédito o débito, puede llamar a uno de los proveedores de servicio que aparecen a continuación. Filing taxes Los proveedores cobran un cargo por realizar esta clase de transacción. Filing taxes El cargo varía de acuerdo con el proveedor que le ofrezca el servicio, la clase de tarjeta que utiliza para efectuar el pago y la cantidad del pago. Filing taxes WorldPay 1-888-9-PAY-TAX™ (1-888-972-9829) www. Filing taxes payUSAtax. Filing taxes com Official Payments Corporation 1-888-UPAY-TAX™ (1-888-872-9829) www. Filing taxes officialpayments. Filing taxes com Link2Gov Corporation 1-888-PAY-1040™ (1-888-729-1040) www. Filing taxes PAY1040. Filing taxes com Si desea obtener la información más actualizada sobre los pagos que se efectúan a través del teléfono, acceda a www. Filing taxes irs. Filing taxes gov/e-pay. Filing taxes Cómo Pagar con Cheque o Giro Utilizando el Comprobante de Pago para el Impuesto Estimado Cada pago de impuesto estimado por cheque o giro tiene que ser acompañado de un comprobante de pago del Formulario 1040-ES. Filing taxes Durante el año 2013, si usted: hizo por lo menos un pago de impuesto estimado, pero no por métodos electrónicos, y no usó un programa o pagó a aun preparador para preparar su declaración, entonces, debe recibir una copia del Formulario 1040-ES-V del año 2014, en inglés. Filing taxes El mismo contendrá unos comprobantes de pago con su nombre, dirección y número de Seguro Social impresos. Filing taxes El uso de los comprobantes de pago con esa información impresa agilizará la tramitación de su declaración, reducirá la posibilidad de errores y reducirá los costos asociados con la tramitación de la declaración. Filing taxes Utilice los sobres con ventanillas que recibió con el Formulario 1040-ES. Filing taxes Si utiliza sus propios sobres, asegúrese de enviar los comprobantes de pago a la dirección indicada en las instrucciones del Formulario 1040-ES correspondiente al área donde vive. Filing taxes Nota: Estos criterios pueden cambiar sin aviso. Filing taxes Si usted no recibe un Formulario 1040-ES/V, en inglés, y está obligado a hacer un pago de impuesto estimado, debe ir a IRS. Filing taxes gov e imprimir una copia del Formulario 1040-ES, en inglés, el cual incluye cuatro cupones de pago en blanco. Filing taxes Complete uno de estos cupones y haga su pago a tiempo para evitar multas por pago tardío. Filing taxes No utilice la dirección contenida en las Instrucciones para el Formulario 1040 o para el Formulario 1040A para enviar sus pagos del impuesto estimado. Filing taxes Si no pagó impuesto estimado durante el año pasado, puede pedir el Formulario 1040-ES del IRS (consulte la Hoja de Ped
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Tax Information for Indian Tribal Governments

Per capita payments from trust funds held by the Department of the Interior
The Department of the Treasury and IRS issued interim guidance regarding per capita distributions made to members of Indian tribes from funds held in trust by the Secretary of the Interior.

Voluntary Withholding on Dividends and Other Distributions by Alaska Native Corporations
Shareholders who receive dividends or other distributions from an Alaska Native Corporation (ANC) can now request voluntary withholding.

Indian fishing rights-related activities income eligible for qualified retirement plan contributions
Amendments to the Treasury Regulations clarify that Indian tribal members who earn compensation for services performed in a fishing rights-related activity can contribute those amounts to a qualified retirement plan.

ITG Voluntary Closing Agreement Process
Information for Indian Tribes that are interested in an effective way of correcting a past error, mistake or misinterpretation of tax law or filing requirement.

Treasury and the IRS Release Tribal General Welfare Guidance
The Department of the Treasury announced key economic development initiatives that address the unique set of challenges faced by the Native American community.

Per Capita Payments from Certain Tribal Trust Settlement Proceeds Excluded from Income
Updated information regarding per capita payments from Tribal trust settlements

Reallocation Process Announced for Tribal Economic Development Bonds
The IRS has announced a process for reallocation of available amounts of volume cap for Tribal Economic Development Bonds.

Casino Issues
Information into the intent of Title 31 (anti-money laundering), non-Title 31 and other casino issues.

Indian Health Care Benefits and Section 139D
Frequently asked questions concerning Indian Health Care Benefits and Section 139D.

Recent Developments
Newsworthy items which may affect Indian tribal governments.

ITG News
News information of interest to Indian tribal governments.

IRS Requests Consultation on General Welfare and Issues Important New Guidance that will affect Indian Tribal Governments
The IRS has issued several important items of guidance that affect Indian Tribal Governments. Items include a Retirement Plan phone forum, reallocation of Tribal Economic Development Bonds, the Pension Protection Act and governmental plans, IGRA trust guidance, and a request for consultation on the general welfare doctrine.

ACT Public Meeting, Agenda, New Member
One new member joined ITG project team; report on recommendations to be released in June.

Voluntary Classification Settlement Program
Employers may reclassify workers as employees for future periods with partial employment tax relief.

Indian Tribal Governments Webinars and Phone Forums
Educational recordings covering topics for Indian Tribal governments

ITG Published Guidance
Links to guidance published by the Service regarding federal tax administration as it relates to tribal governments.

New Annual Electronic Filing Requirement for Small Tax-Exempt Organizations
Beginning in 2008, small tax-exempt organizations that previously were not required to file returns risk losing their tax-exempt status if they do not file an annual electronic notice (e-Postcard Form 990-N). This will include small tax-exempt organizations operated by, or on behalf of Indian tribal governments.

Tax Status of Tribes
Different ways tribal entities can be structured and the tax implications of each; what constitutes a federally recognized tribe and the benefits of such; and the taxability of certain types of income to tribal members.

Natural Resources
Information regarding tribal governments federal tax obligations and responsibilities regarding income from natural resources, IRC Section 7873, etc.

Excise Taxes
Information regarding excise taxes, who is liable, and definitions.

Tax Information for Charities and Other Non-Profits - ITG
Information for Tribal governments as well as other organizations on charitable organizations and deductions.

Tax Exempt Bonds
Insights into tribal governments' economic benefits of issuing tax exempt bonds; their ability to issue tax exempt bonds; what requirements must be met; and other applicable general rules.

FAQs for Indian Tribal Governments regarding Targeted Tax Benefits
Insights into the employment tax credits (Indian Employment, Work Opportunity, Welfare-to-Work, and Empowerment Zone Employment) available to those doing business with or employing Native Americans, and special depreciation rules for qualified property used on reservations.

Links to Helpful Resources
A repository of resources for specific research and/or general knowledge.

IRS’ Electronic Filing and E-Services
The IRS continues to expand its electronic filing and e-Services to allow tax professionals and payers to do business with the IRS electronically.

IRS Privacy Policy
The Internal Revenue Service's Office of Privacy ensures your personal information is protected whenever you visit the IRS website.

Helpful Tip
Want to visit us again? Just remember www.irs.gov/tribes. It's that easy!

ITG P.R.E.P.A.R.E
Instructions for ITG customers when they experience an interruption in tax preparation for whatever reason.

ITG 2011 Customer Satisfaction Survey
ITG 2011 Customer Satisfaction Survey

Treasury Department Tribal Consultation and Coordination
The Treasury Department now has a web page for Tribal Consultation.

ITG Employment Taxes
Information for Indian Tribal Governments with regard to the withholding, filing, and paying of employment taxes.

Frequently Asked Questions and Answers for Indian Tribal Governments
General information about subjects of interest to tribal governments.

Tip Income
Information regarding the taxability of tip income, employee and employer reporting responsibilities, and the Tip Rate Determination Agreement (TRDA) program.

Information Reporting
Information into what types of forms need to be filed based on the types of income being reported, and the rules on backup withholding - when it's applicable and how it's reported.

Fraud and Abusive Schemes Information for Indian Tribal Governments
Information on abusive schemes for Indian Tribal Governments.

Voluntary Classification Settlement Program (VCSP)
This page describes the new Voluntary Classification Settlement Program for employers.

Page Last Reviewed or Updated: 28-Mar-2014

The Filing Taxes

Filing taxes 8. Filing taxes   Business Expenses Table of Contents Introduction Useful Items - You may want to see: Bad DebtsAccrual method. Filing taxes Cash method. Filing taxes Car and Truck ExpensesOffice in the home. Filing taxes Methods for Deducting Car and Truck Expenses Reimbursing Your Employees for Expenses Depreciation Employees' PayFringe benefits. Filing taxes InsuranceHow to figure the deduction. Filing taxes Interest Legal and Professional FeesTax preparation fees. Filing taxes Pension Plans Rent Expense Taxes Travel, Meals, and EntertainmentTransportation. Filing taxes Taxi, commuter bus, and limousine. Filing taxes Baggage and shipping. Filing taxes Car or truck. Filing taxes Meals and lodging. Filing taxes Cleaning. Filing taxes Telephone. Filing taxes Tips. Filing taxes More information. Filing taxes Business Use of Your HomeExceptions to exclusive use. Filing taxes Other Expenses You Can Deduct Expenses You Cannot Deduct Introduction You can deduct the costs of operating your business. Filing taxes These costs are known as business expenses. Filing taxes These are costs you do not have to capitalize or include in the cost of goods sold but can deduct in the current year. Filing taxes To be deductible, a business expense must be both ordinary and necessary. Filing taxes An ordinary expense is one that is common and accepted in your field of business. Filing taxes A necessary expense is one that is helpful and appropriate for your business. Filing taxes An expense does not have to be indispensable to be considered necessary. Filing taxes For more information about the general rules for deducting business expenses, see chapter 1 in Publication 535, Business Expenses. Filing taxes If you have an expense that is partly for business and partly personal, separate the personal part from the business part. Filing taxes The personal part is not deductible. Filing taxes Useful Items - You may want to see: Publication 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses 535 Business Expenses 946 How To Depreciate Property See chapter 12 for information about getting publications and forms. Filing taxes Bad Debts If someone owes you money you cannot collect, you have a bad debt. Filing taxes There are two kinds of bad debts, business bad debts and nonbusiness bad debts. Filing taxes A business bad debt is generally one that comes from operating your trade or business. Filing taxes You may be able to deduct business bad debts as an expense on your business tax return. Filing taxes Business bad debt. Filing taxes   A business bad debt is a loss from the worthlessness of a debt that was either of the following. Filing taxes Created or acquired in your business. Filing taxes Closely related to your business when it became partly or totally worthless. Filing taxes A debt is closely related to your business if your primary motive for incurring the debt is a business reason. Filing taxes   Business bad debts are mainly the result of credit sales to customers. Filing taxes They can also be the result of loans to suppliers, clients, employees, or distributors. Filing taxes Goods and services customers have not paid for are shown in your books as either accounts receivable or notes receivable. Filing taxes If you are unable to collect any part of these accounts or notes receivable, the uncollectible part is a business bad debt. Filing taxes    You can take a bad debt deduction for these accounts and notes receivable only if the amount you were owed was included in your gross income either for the year the deduction is claimed or for a prior year. Filing taxes Accrual method. Filing taxes   If you use an accrual method of accounting, you normally report income as you earn it. Filing taxes You can take a bad debt deduction for an uncollectible receivable if you have included the uncollectible amount in income. Filing taxes Cash method. Filing taxes   If you use the cash method of accounting, you normally report income when you receive payment. Filing taxes You cannot take a bad debt deduction for amounts owed to you that you have not received and cannot collect if you never included those amounts in income. Filing taxes More information. Filing taxes   For more information about business bad debts, see chapter 10 in Publication 535. Filing taxes Nonbusiness bad debts. Filing taxes   All other bad debts are nonbusiness bad debts and are deductible as short-term capital losses on Form 8949 and Schedule D (Form 1040). Filing taxes For more information on nonbusiness bad debts, see Publication 550, Investment Income and Expenses. Filing taxes Car and Truck Expenses If you use your car or truck in your business, you may be able to deduct the costs of operating and maintaining your vehicle. Filing taxes You also may be able to deduct other costs of local transportation and traveling away from home overnight on business. Filing taxes You may qualify for a tax credit for qualified plug-in electric vehicles, qualified plug-in electric drive motor vehicles, and alternative motor vehicles you place in service during the year. Filing taxes See Form 8936 and Form 8910 for more information. Filing taxes Local transportation expenses. Filing taxes   Local transportation expenses include the ordinary and necessary costs of all the following. Filing taxes Getting from one workplace to another in the course of your business or profession when you are traveling within the city or general area that is your tax home. Filing taxes Tax home is defined later. Filing taxes Visiting clients or customers. Filing taxes Going to a business meeting away from your regular workplace. Filing taxes Getting from your home to a temporary workplace when you have one or more regular places of work. Filing taxes These temporary workplaces can be either within the area of your tax home or outside that area. Filing taxes Local business transportation does not include expenses you have while traveling away from home overnight. Filing taxes Those expenses are deductible as travel expenses and are discussed later under Travel, Meals, and Entertainment. Filing taxes However, if you use your car while traveling away from home overnight, use the rules in this section to figure your car expense deduction. Filing taxes   Generally, your tax home is your regular place of business, regardless of where you maintain your family home. Filing taxes It includes the entire city or general area in which your business or work is located. Filing taxes Example. Filing taxes You operate a printing business out of rented office space. Filing taxes You use your van to deliver completed jobs to your customers. Filing taxes You can deduct the cost of round-trip transportation between your customers and your print shop. Filing taxes    You cannot deduct the costs of driving your car or truck between your home and your main or regular workplace. Filing taxes These costs are personal commuting expenses. Filing taxes Office in the home. Filing taxes   Your workplace can be your home if you have an office in your home that qualifies as your principal place of business. Filing taxes For more information, see Business Use of Your Home, later. Filing taxes Example. Filing taxes You are a graphics designer. Filing taxes You operate your business out of your home. Filing taxes Your home qualifies as your principal place of business. Filing taxes You occasionally have to drive to your clients to deliver your completed work. Filing taxes You can deduct the cost of the round-trip transportation between your home and your clients. Filing taxes Methods for Deducting Car and Truck Expenses For local transportation or overnight travel by car or truck, you generally can use one of the following methods to figure your expenses. Filing taxes Standard mileage rate. Filing taxes Actual expenses. Filing taxes Standard mileage rate. Filing taxes   You may be able to use the standard mileage rate to figure the deductible costs of operating your car, van, pickup, or panel truck for business purposes. Filing taxes For 2013, the standard mileage rate is 56. Filing taxes 5 cents per mile. Filing taxes    If you choose to use the standard mileage rate for a year, you cannot deduct your actual expenses for that year except for business-related parking fees and tolls. Filing taxes Choosing the standard mileage rate. Filing taxes   If you want to use the standard mileage rate for a car or truck you own, you must choose to use it in the first year the car is available for use in your business. Filing taxes In later years, you can choose to use either the standard mileage rate or actual expenses. Filing taxes   If you use the standard mileage rate for a car you lease, you must choose to use it for the entire lease period (including renewals). Filing taxes Standard mileage rate not allowed. Filing taxes   You cannot use the standard mileage rate if you: Operate five or more cars at the same time, Claimed a depreciation deduction using any method other than straight line, for example, ACRS or MACRS, Claimed a section 179 deduction on the car, Claimed the special depreciation allowance on the car, Claimed actual car expenses for a car you leased, or Are a rural mail carrier who received a qualified reimbursement. Filing taxes Parking fees and tolls. Filing taxes   In addition to using the standard mileage rate, you can deduct any business-related parking fees and tolls. Filing taxes (Parking fees you pay to park your car at your place of work are nondeductible commuting expenses. Filing taxes ) Actual expenses. Filing taxes   If you do not choose to use the standard mileage rate, you may be able to deduct your actual car or truck expenses. Filing taxes    If you qualify to use both methods, figure your deduction both ways to see which gives you a larger deduction. Filing taxes   Actual car expenses include the costs of the following items. Filing taxes Depreciation Lease payments Registration Garage rent Licenses Repairs Gas Oil Tires Insurance Parking fees Tolls   If you use your vehicle for both business and personal purposes, you must divide your expenses between business and personal use. Filing taxes You can divide your expenses based on the miles driven for each purpose. Filing taxes Example. Filing taxes You are the sole proprietor of a flower shop. Filing taxes You drove your van 20,000 miles during the year. Filing taxes 16,000 miles were for delivering flowers to customers and 4,000 miles were for personal use (including commuting miles). Filing taxes You can claim only 80% (16,000 ÷ 20,000) of the cost of operating your van as a business expense. Filing taxes More information. Filing taxes   For more information about the rules for claiming car and truck expenses, see Publication 463. Filing taxes Reimbursing Your Employees for Expenses You generally can deduct the amount you reimburse your employees for car and truck expenses. Filing taxes The reimbursement you deduct and the manner in which you deduct it depend in part on whether you reimburse the expenses under an accountable plan or a nonaccountable plan. Filing taxes For details, see chapter 11 in Publication 535. Filing taxes That chapter explains accountable and nonaccountable plans and tells you whether to report the reimbursement on your employee's Form W-2, Wage and Tax Statement. Filing taxes Depreciation If property you acquire to use in your business is expected to last more than 1 year, you generally cannot deduct the entire cost as a business expense in the year you acquire it. Filing taxes You must spread the cost over more than 1 tax year and deduct part of it each year on Schedule C. Filing taxes This method of deducting the cost of business property is called depreciation. Filing taxes The discussion here is brief. Filing taxes You will find more information about depreciation in Publication 946. Filing taxes What property can be depreciated?   You can depreciate property if it meets all the following requirements. Filing taxes It must be property you own. Filing taxes It must be used in business or held to produce income. Filing taxes You never can depreciate inventory (explained in chapter 2) because it is not held for use in your business. Filing taxes It must have a useful life that extends substantially beyond the year it is placed in service. Filing taxes It must have a determinable useful life, which means that it must be something that wears out, decays, gets used up, becomes obsolete, or loses its value from natural causes. Filing taxes You never can depreciate the cost of land because land does not wear out, become obsolete, or get used up. Filing taxes It must not be excepted property. Filing taxes This includes property placed in service and disposed of in the same year. Filing taxes Repairs. Filing taxes    You cannot depreciate repairs and replacements that do not increase the value of your property, make it more useful, or lengthen its useful life. Filing taxes You can deduct these amounts on line 21 of Schedule C or line 2 of Schedule C-EZ. Filing taxes Depreciation method. Filing taxes   The method for depreciating most business and investment property placed in service after 1986 is called the Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS). Filing taxes MACRS is discussed in detail in Publication 946. Filing taxes Section 179 deduction. Filing taxes   You can elect to deduct a limited amount of the cost of certain depreciable property in the year you place the property in service. Filing taxes This deduction is known as the “section 179 deduction. Filing taxes ” The maximum amount you can elect to deduct during 2013 is generally $500,000 (higher limits apply to certain property). Filing taxes See IRC 179(e). Filing taxes   This limit is generally reduced by the amount by which the cost of the property placed in service during the tax year exceeds $2 million. Filing taxes The total amount of depreciation (including the section 179 deduction) you can take for a passenger automobile you use in your business and first place in service in 2013 is $3,160 ($11,160 if you take the special depreciation allowance for qualified passenger automobiles placed in service in 2013). Filing taxes Special rules apply to trucks and vans. Filing taxes For more information, see Publication 946. Filing taxes It explains what property qualifies for the deduction, what limits apply to the deduction, and when and how to recapture the deduction. Filing taxes    Your section 179 election for the cost of any sport utility vehicle (SUV) and certain other vehicles is limited to $25,000. Filing taxes For more information, see the Instructions for Form 4562 or Publication 946. Filing taxes Listed property. Filing taxes   You must follow special rules and recordkeeping requirements when depreciating listed property. Filing taxes Listed property is any of the following. Filing taxes Most passenger automobiles. Filing taxes Most other property used for transportation. Filing taxes Any property of a type generally used for entertainment, recreation, or amusement. Filing taxes Certain computers and related peripheral equipment. Filing taxes   For more information about listed property, see Publication 946. Filing taxes Form 4562. Filing taxes   Use Form 4562, Depreciation and Amortization, if you are claiming any of the following. Filing taxes Depreciation on property placed in service during the current tax year. Filing taxes A section 179 deduction. Filing taxes Depreciation on any listed property (regardless of when it was placed in service). Filing taxes    If you have to use Form 4562, you must file Schedule C. Filing taxes You cannot use Schedule C-EZ. Filing taxes   Employees' Pay You can generally deduct on Schedule C the pay you give your employees for the services they perform for your business. Filing taxes The pay may be in cash, property, or services. Filing taxes To be deductible, your employees' pay must be an ordinary and necessary expense and you must pay or incur it in the tax year. Filing taxes In addition, the pay must meet both the following tests. Filing taxes The pay must be reasonable. Filing taxes The pay must be for services performed. Filing taxes Chapter 2 in Publication 535 explains and defines these requirements. Filing taxes You cannot deduct your own salary or any personal withdrawals you make from your business. Filing taxes As a sole proprietor, you are not an employee of the business. Filing taxes If you had employees during the year, you must use Schedule C. Filing taxes You cannot use Schedule C-EZ. Filing taxes Kinds of pay. Filing taxes   Some of the ways you may provide pay to your employees are listed below. Filing taxes For an explanation of each of these items, see chapter 2 in Publication 535. Filing taxes Awards. Filing taxes Bonuses. Filing taxes Education expenses. Filing taxes Fringe benefits (discussed later). Filing taxes Loans or advances you do not expect the employee to repay if they are for personal services actually performed. Filing taxes Property you transfer to an employee as payment for services. Filing taxes Reimbursements for employee business expenses. Filing taxes Sick pay. Filing taxes Vacation pay. Filing taxes Fringe benefits. Filing taxes   A fringe benefit is a form of pay for the performance of services. Filing taxes The following are examples of fringe benefits. Filing taxes Benefits under qualified employee benefit programs. Filing taxes Meals and lodging. Filing taxes The use of a car. Filing taxes Flights on airplanes. Filing taxes Discounts on property or services. Filing taxes Memberships in country clubs or other social clubs. Filing taxes Tickets to entertainment or sporting events. Filing taxes   Employee benefit programs include the following. Filing taxes Accident and health plans. Filing taxes Adoption assistance. Filing taxes Cafeteria plans. Filing taxes Dependent care assistance. Filing taxes Educational assistance. Filing taxes Group-term life insurance coverage. Filing taxes Welfare benefit funds. Filing taxes   You can generally deduct the cost of fringe benefits you provide on your Schedule C in whatever category the cost falls. Filing taxes For example, if you allow an employee to use a car or other property you lease, deduct the cost of the lease as a rent or lease expense. Filing taxes If you own the property, include your deduction for its cost or other basis as a section 179 deduction or a depreciation deduction. Filing taxes    You may be able to exclude all or part of the fringe benefits you provide from your employees' wages. Filing taxes For more information about fringe benefits and the exclusion of benefits, see Publication 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits. Filing taxes Insurance You can generally deduct premiums you pay for the following kinds of insurance related to your business. Filing taxes Fire, theft, flood, or similar insurance. Filing taxes Credit insurance that covers losses from business bad debts. Filing taxes Group hospitalization and medical insurance for employees, including long-term care insurance. Filing taxes Liability insurance. Filing taxes Malpractice insurance that covers your personal liability for professional negligence resulting in injury or damage to patients or clients. Filing taxes Workers' compensation insurance set by state law that covers any claims for bodily injuries or job-related diseases suffered by employees in your business, regardless of fault. Filing taxes Contributions to a state unemployment insurance fund are deductible as taxes if they are considered taxes under state law. Filing taxes Overhead insurance that pays for business overhead expenses you have during long periods of disability caused by your injury or sickness. Filing taxes Car and other vehicle insurance that covers vehicles used in your business for liability, damages, and other losses. Filing taxes If you operate a vehicle partly for personal use, deduct only the part of the insurance premium that applies to the business use of the vehicle. Filing taxes If you use the standard mileage rate to figure your car expenses, you cannot deduct any car insurance premiums. Filing taxes Life insurance covering your employees if you are not directly or indirectly the beneficiary under the contract. Filing taxes Business interruption insurance that pays for lost profits if your business is shut down due to a fire or other cause. Filing taxes Nondeductible premiums. Filing taxes   You cannot deduct premiums on the following kinds of insurance. Filing taxes Self-insurance reserve funds. Filing taxes You cannot deduct amounts credited to a reserve set up for self-insurance. Filing taxes This applies even if you cannot get business insurance coverage for certain business risks. Filing taxes However, your actual losses may be deductible. Filing taxes For more information, see Publication 547, Casualties, Disasters, and Thefts. Filing taxes Loss of earnings. Filing taxes You cannot deduct premiums for a policy that pays for your lost earnings due to sickness or disability. Filing taxes However, see item (8) in the previous list. Filing taxes Certain life insurance and annuities. Filing taxes For contracts issued before June 9, 1997, you cannot deduct the premiums on a life insurance policy covering you, an employee, or any person with a financial interest in your business if you are directly or indirectly a beneficiary of the policy. Filing taxes You are included among possible beneficiaries of the policy if the policy owner is obligated to repay a loan from you using the proceeds of the policy. Filing taxes A person has a financial interest in your business if the person is an owner or part owner of the business or has lent money to the business. Filing taxes For contracts issued after June 8, 1997, you generally cannot deduct the premiums on any life insurance policy, endowment contract, or annuity contract if you are directly or indirectly a beneficiary. Filing taxes The disallowance applies without regard to whom the policy covers. Filing taxes Insurance to secure a loan. Filing taxes If you take out a policy on your life or on the life of another person with a financial interest in your business to get or protect a business loan, you cannot deduct the premiums as a business expense. Filing taxes Nor can you deduct the premiums as interest on business loans or as an expense of financing loans. Filing taxes In the event of death, the proceeds of the policy are not taxed as income even if they are used to liquidate the debt. Filing taxes Self-employed health insurance deduction. Filing taxes   You may be able to deduct the amount you paid for medical and dental insurance and qualified long-term care insurance for you and your family. Filing taxes How to figure the deduction. Filing taxes   Generally, you can use the worksheet in the Form 1040 instructions to figure your deduction. Filing taxes However, if any of the following apply, you must use the worksheet in chapter 6 of Publication 535. Filing taxes You have more than one source of income subject to self-employment tax. Filing taxes You file Form 2555 or Form 2555-EZ (relating to foreign earned income). Filing taxes You are using amounts paid for qualified long-term care insurance to figure the deduction. Filing taxes Prepayment. Filing taxes   You cannot deduct expenses in advance, even if you pay them in advance. Filing taxes This rule applies to any expense paid far enough in advance to, in effect, create an asset with a useful life extending substantially beyond the end of the current tax year. Filing taxes Example. Filing taxes In 2013, you signed a 3-year insurance contract. Filing taxes Even though you paid the premiums for 2013, 2014, and 2015 when you signed the contract, you can only deduct the premium for 2013 on your 2013 tax return. Filing taxes You can deduct in 2014 and 2015 the premium allocable to those years. Filing taxes More information. Filing taxes   For more information about deducting insurance, see chapter 6 in Publication 535. Filing taxes Interest You can generally deduct as a business expense all interest you pay or accrue during the tax year on debts related to your business. Filing taxes Interest relates to your business if you use the proceeds of the loan for a business expense. Filing taxes It does not matter what type of property secures the loan. Filing taxes You can deduct interest on a debt only if you meet all of the following requirements. Filing taxes You are legally liable for that debt. Filing taxes Both you and the lender intend that the debt be repaid. Filing taxes You and the lender have a true debtor-creditor relationship. Filing taxes You cannot deduct on Schedule C or C-EZ the interest you paid on personal loans. Filing taxes If a loan is part business and part personal, you must divide the interest between the personal part and the business part. Filing taxes Example. Filing taxes In 2013, you paid $600 interest on a car loan. Filing taxes During 2013, you used the car 60% for business and 40% for personal purposes. Filing taxes You are claiming actual expenses on the car. Filing taxes You can only deduct $360 (60% × $600) for 2013 on Schedule C or C-EZ. Filing taxes The remaining interest of $240 is a nondeductible personal expense. Filing taxes More information. Filing taxes   For more information about deducting interest, see chapter 4 in Publication 535. Filing taxes That chapter explains the following items. Filing taxes Interest you can deduct. Filing taxes Interest you cannot deduct. Filing taxes How to allocate interest between personal and business use. Filing taxes When to deduct interest. Filing taxes The rules for a below-market interest rate loan. Filing taxes (This is generally a loan on which no interest is charged or on which interest is charged at a rate below the applicable federal rate. Filing taxes ) Legal and Professional Fees Legal and professional fees, such as fees charged by accountants, that are ordinary and necessary expenses directly related to operating your business are deductible on Schedule C or C-EZ. Filing taxes However, you usually cannot deduct legal fees you pay to acquire business assets. Filing taxes Add them to the basis of the property. Filing taxes If the fees include payments for work of a personal nature (such as making a will), you can take a business deduction only for the part of the fee related to your business. Filing taxes The personal part of legal fees for producing or collecting taxable income, doing or keeping your job, or for tax advice may be deductible on Schedule A (Form 1040) if you itemize deductions. Filing taxes For more information, see Publication 529, Miscellaneous Deductions. Filing taxes Tax preparation fees. Filing taxes   You can deduct on Schedule C or C-EZ the cost of preparing that part of your tax return relating to your business as a sole proprietor or statutory employee. Filing taxes You can deduct the remaining cost on Schedule A (Form 1040) if you itemize your deductions. Filing taxes   You can also deduct on Schedule C or C-EZ the amount you pay or incur in resolving asserted tax deficiencies for your business as a sole proprietor or statutory employee. Filing taxes Pension Plans You can set up and maintain the following small business retirement plans for yourself and your employees. Filing taxes SEP (Simplified Employee Pension) plans. Filing taxes SIMPLE (Savings Incentive Match Plan for Employees) plans. Filing taxes Qualified plans (including Keogh or H. Filing taxes R. Filing taxes 10 plans). Filing taxes SEP, SIMPLE, and qualified plans offer you and your employees a tax favored way to save for retirement. Filing taxes You can deduct contributions you make to the plan for your employees on line 19 of Schedule C. Filing taxes If you are a sole proprietor, you can deduct contributions you make to the plan for yourself on line 28 of Form 1040. Filing taxes You can also deduct trustees' fees if contributions to the plan do not cover them. Filing taxes Earnings on the contributions are generally tax free until you or your employees receive distributions from the plan. Filing taxes You may also be able to claim a tax credit of 50% of the first $1,000 of qualified startup costs if you begin a new qualified defined benefit or defined contribution plan (including a 401(k) plan), SIMPLE plan, or simplified employee pension. Filing taxes Under certain plans, employees can have you contribute limited amounts of their before-tax pay to a plan. Filing taxes These amounts (and earnings on them) are generally tax free until your employees receive distributions from the plan. Filing taxes For more information on retirement plans for small business, see Publication 560, Retirement Plans for Small Business (SEP, SIMPLE, and Qualified Plans). Filing taxes Publication 590, Individual Retirement Arrangements (IRAs), discusses other tax favored ways to save for retirement. Filing taxes Rent Expense Rent is any amount you pay for the use of property you do not own. Filing taxes In general, you can deduct rent as a business expense only if the rent is for property you use in your business. Filing taxes If you have or will receive equity in or title to the property, you cannot deduct the rent. Filing taxes Unreasonable rent. Filing taxes   You cannot take a rental deduction for unreasonable rents. Filing taxes Ordinarily, the issue of reasonableness arises only if you and the lessor are related. Filing taxes Rent paid to a related person is reasonable if it is the same amount you would pay to a stranger for use of the same property. Filing taxes Rent is not unreasonable just because it is figured as a percentage of gross receipts. Filing taxes   Related persons include members of your immediate family, including only brothers and sisters (either whole or half), your spouse, ancestors, and lineal descendants. Filing taxes For a list of the other related persons, see section 267 of the Internal Revenue Code. Filing taxes Rent on your home. Filing taxes   If you rent your home and use part of it as your place of business, you may be able to deduct the rent you pay for that part. Filing taxes You must meet the requirements for business use of your home. Filing taxes For more information, see Business Use of Your Home , later. Filing taxes Rent paid in advance. Filing taxes   Generally, rent paid in your business is deductible in the year paid or accrued. Filing taxes If you pay rent in advance, you can deduct only the amount that applies to your use of the rented property during the tax year. Filing taxes You can deduct the rest of your payment only over the period to which it applies. Filing taxes More information. Filing taxes   For more information about rent, see chapter 3 in Publication 535. Filing taxes Taxes You can deduct on Schedule C or C-EZ various federal, state, local, and foreign taxes directly attributable to your business. Filing taxes Income taxes. Filing taxes   You can deduct on Schedule C or C-EZ a state tax on gross income (as distinguished from net income) directly attributable to your business. Filing taxes You can deduct other state and local income taxes on Schedule A (Form 1040) if you itemize your deductions. Filing taxes Do not deduct federal income tax. Filing taxes Employment taxes. Filing taxes   You can deduct the social security, Medicare, and federal unemployment (FUTA) taxes you paid out of your own funds as an employer. Filing taxes Employment taxes are discussed briefly in chapter 1. Filing taxes You can also deduct payments you made as an employer to a state unemployment compensation fund or to a state disability benefit fund. Filing taxes Deduct these payments as taxes. Filing taxes Self-employment tax. Filing taxes   You can deduct one-half of your self-employment tax on line 27 of Form 1040. Filing taxes Self-employment tax is discussed in chapters 1 and 10. Filing taxes Personal property tax. Filing taxes   You can deduct on Schedule C or C-EZ any tax imposed by a state or local government on personal property used in your business. Filing taxes   You can also deduct registration fees for the right to use property within a state or local area. Filing taxes Example. Filing taxes May and Julius Winter drove their car 7,000 business miles out of a total of 10,000 miles. Filing taxes They had to pay $25 for their annual state license tags and $20 for their city registration sticker. Filing taxes They also paid $235 in city personal property tax on the car, for a total of $280. Filing taxes They are claiming their actual car expenses. Filing taxes Because they used the car 70% for business, they can deduct 70% of the $280, or $196, as a business expense. Filing taxes Real estate taxes. Filing taxes   You can deduct on Schedule C or C-EZ the real estate taxes you pay on your business property. Filing taxes Deductible real estate taxes are any state, local, or foreign taxes on real estate levied for the general public welfare. Filing taxes The taxing authority must base the taxes on the assessed value of the real estate and charge them uniformly against all property under its jurisdiction. Filing taxes   For more information about real estate taxes, see chapter 5 in Publication 535. Filing taxes That chapter explains special rules for deducting the following items. Filing taxes Taxes for local benefits, such as those for sidewalks, streets, water mains, and sewer lines. Filing taxes Real estate taxes when you buy or sell property during the year. Filing taxes Real estate taxes if you use an accrual method of accounting and choose to accrue real estate tax related to a definite period ratably over that period. Filing taxes Sales tax. Filing taxes   Treat any sales tax you pay on a service or on the purchase or use of property as part of the cost of the service or property. Filing taxes If the service or the cost or use of the property is a deductible business expense, you can deduct the tax as part of that service or cost. Filing taxes If the property is merchandise bought for resale, the sales tax is part of the cost of the merchandise. Filing taxes If the property is depreciable, add the sales tax to the basis for depreciation. Filing taxes For information on the basis of property, see Publication 551, Basis of Assets. Filing taxes    Do not deduct state and local sales taxes imposed on the buyer that you must collect and pay over to the state or local government. Filing taxes Do not include these taxes in gross receipts or sales. Filing taxes Excise taxes. Filing taxes   You can deduct on Schedule C or C-EZ all excise taxes that are ordinary and necessary expenses of carrying on your business. Filing taxes Excise taxes are discussed briefly in chapter 1. Filing taxes Fuel taxes. Filing taxes   Taxes on gasoline, diesel fuel, and other motor fuels you use in your business are usually included as part of the cost of the fuel. Filing taxes Do not deduct these taxes as a separate item. Filing taxes   You may be entitled to a credit or refund for federal excise tax you paid on fuels used for certain purposes. Filing taxes For more information, see Publication 510, Excise Taxes. Filing taxes Travel, Meals, and Entertainment This section briefly explains the kinds of travel and entertainment expenses you can deduct on Schedule C or C-EZ. Filing taxes Table 8-1. Filing taxes When Are Entertainment Expenses Deductible? (Note. Filing taxes The following is a summary of the rules for deducting entertainment expenses. Filing taxes For more details about these rules, see Publication 463. Filing taxes ) General rule You can deduct ordinary and necessary expenses to entertain a client, customer, or employee if the expenses meet the directly-related test or the associated test. Filing taxes Definitions Entertainment includes any activity generally considered to provide entertainment, amusement, or recreation, and includes meals provided to a customer or client. Filing taxes An ordinary expense is one that is common and accepted in your field of business, trade, or profession. Filing taxes A necessary expense is one that is helpful and appropriate, although not necessarily required, for your business. Filing taxes Tests to be met Directly-related test Entertainment took place in a clear business setting, or Main purpose of entertainment was the active conduct of business, and You did engage in business with the person during the entertainment period, and You had more than a general expectation of getting income or some other specific business benefit. Filing taxes   Associated test Entertainment is associated with your trade or business, and Entertainment directly precedes or follows a substantial business discussion. Filing taxes Other rules You cannot deduct the cost of your meal as an entertainment expense if you are claiming the meal as a travel expense. Filing taxes You cannot deduct expenses that are lavish or extravagant under the circumstances. Filing taxes You generally can deduct only 50% of your unreimbursed entertainment expenses. Filing taxes Travel expenses. Filing taxes   These are the ordinary and necessary expenses of traveling away from home for your business. Filing taxes You are traveling away from home if both the following conditions are met. Filing taxes Your duties require you to be away from the general area of your tax home (defined later) substantially longer than an ordinary day's work. Filing taxes You need to get sleep or rest to meet the demands of your work while away from home. Filing taxes Generally, your tax home is your regular place of business, regardless of where you maintain your family home. Filing taxes It includes the entire city or general area in which your business is located. Filing taxes See Publication 463 for more information. Filing taxes   The following is a brief discussion of the expenses you can deduct. Filing taxes Transportation. Filing taxes   You can deduct the cost of travel by airplane, train, bus, or car between your home and your business destination. Filing taxes Taxi, commuter bus, and limousine. Filing taxes   You can deduct fares for these and other types of transportation between the airport or station and your hotel, or between the hotel and your work location away from home. Filing taxes Baggage and shipping. Filing taxes   You can deduct the cost of sending baggage and sample or display material between your regular and temporary work locations. Filing taxes Car or truck. Filing taxes   You can deduct the costs of operating and maintaining your vehicle when traveling away from home on business. Filing taxes You can deduct actual expenses or the standard mileage rate (discussed earlier under Car and Truck Expenses), as well as business-related tolls and parking. Filing taxes If you rent a car while away from home on business, you can deduct only the business-use portion of the expenses. Filing taxes Meals and lodging. Filing taxes   You can deduct the cost of meals and lodging if your business trip is overnight or long enough that you need to stop for sleep or rest to properly perform your duties. Filing taxes In most cases, you can deduct only 50% of your meal expenses. Filing taxes Cleaning. Filing taxes   You can deduct the costs of dry cleaning and laundry while on your business trip. Filing taxes Telephone. Filing taxes   You can deduct the cost of business calls while on your business trip, including business communication by fax machine or other communication devices. Filing taxes Tips. Filing taxes   You can deduct the tips you pay for any expense in this list. Filing taxes More information. Filing taxes   For more information about travel expenses, see Publication 463. Filing taxes Entertainment expenses. Filing taxes   You may be able to deduct business-related entertainment expenses for entertaining a client, customer, or employee. Filing taxes In most cases, you can deduct only 50% of these expenses. Filing taxes   The following are examples of entertainment expenses. Filing taxes Entertaining guests at nightclubs, athletic clubs, theaters, or sporting events. Filing taxes Providing meals, a hotel suite, or a car to business customers or their families. Filing taxes To be deductible, the expenses must meet the rules listed in Table 8-1. Filing taxes For details about these rules, see Publication 463. Filing taxes Reimbursing your employees for expenses. Filing taxes   You generally can deduct the amount you reimburse your employees for travel and entertainment expenses. Filing taxes The reimbursement you deduct and the manner in which you deduct it depend in part on whether you reimburse the expenses under an accountable plan or a nonaccountable plan. Filing taxes For details, see chapter 11 in Publication 535. Filing taxes That chapter explains accountable and nonaccountable plans and tells you whether to report the reimbursement on your employee's Form W-2, Wage and Tax Statement. Filing taxes Business Use of Your Home To deduct expenses related to the part of your home used for business, you must meet specific requirements. Filing taxes Even then, your deduction may be limited. Filing taxes To qualify to claim expenses for business use of your home, you must meet the following tests. Filing taxes Your use of the business part of your home must be: Exclusive (however, see Exceptions to exclusive use , later), Regular, For your business, and The business part of your home must be one of the following: Your principal place of business (defined later), A place where you meet or deal with patients, clients, or customers in the normal course of your business, or A separate structure (not attached to your home) you use in connection with your business. Filing taxes Exclusive use. Filing taxes   To qualify under the exclusive use test, you must use a specific area of your home only for your trade or business. Filing taxes The area used for business can be a room or other separately identifiable space. Filing taxes The space does not need to be marked off by a permanent partition. Filing taxes   You do not meet the requirements of the exclusive use test if you use the area in question both for business and for personal purposes. Filing taxes Example. Filing taxes You are an attorney and use a den in your home to write legal briefs and prepare clients' tax returns. Filing taxes Your family also uses the den for recreation. Filing taxes The den is not used exclusively in your profession, so you cannot claim a business deduction for its use. Filing taxes Exceptions to exclusive use. Filing taxes   You do not have to meet the exclusive use test if you use part of your home in either of the following ways. Filing taxes For the storage of inventory or product samples. Filing taxes As a daycare facility. Filing taxes For an explanation of these exceptions, see Publication 587, Business Use of Your Home (Including Use by Daycare Providers). Filing taxes Regular use. Filing taxes   To qualify under the regular use test, you must use a specific area of your home for business on a continuing basis. Filing taxes You do not meet the test if your business use of the area is only occasional or incidental, even if you do not use that area for any other purpose. Filing taxes Principal place of business. Filing taxes   You can have more than one business location, including your home, for a single trade or business. Filing taxes To qualify to deduct the expenses for the business use of your home under the principal place of business test, your home must be your principal place of business for that business. Filing taxes To determine your principal place of business, you must consider all the facts and circumstances. Filing taxes   Your home office will qualify as your principal place of business for deducting expenses for its use if you meet the following requirements. Filing taxes You use it exclusively and regularly for administrative or management activities of your business. Filing taxes You have no other fixed location where you conduct substantial administrative or management activities of your business. Filing taxes   Alternatively, if you use your home exclusively and regularly for your business, but your home office does not qualify as your principal place of business based on the previous rules, you determine your principal place of business based on the following factors. Filing taxes The relative importance of the activities performed at each location. Filing taxes If the relative importance factor does not determine your principal place of business, you can also consider the time spent at each location. Filing taxes   If, after considering your business locations, your home cannot be identified as your principal place of business, you cannot deduct home office expenses. Filing taxes However, for other ways to qualify to deduct home office expenses, see Publication 587. Filing taxes Deduction limit. Filing taxes   If your gross income from the business use of your home equals or exceeds your total business expenses (including depreciation), you can deduct all your business expenses related to the use of your home. Filing taxes If your gross income from the business use is less than your total business expenses, your deduction for certain expenses for the business use of your home is limited. Filing taxes   Your deduction of otherwise nondeductible expenses, such as insurance, utilities, and depreciation (with depreciation taken last), allocable to the business is limited to the gross income from the business use of your home minus the sum of the following. Filing taxes The business part of expenses you could deduct even if you did not use your home for business (such as mortgage interest, real estate taxes, and casualty and theft losses that are allowable as itemized deductions on Schedule A (Form 1040)). Filing taxes The business expenses that relate to the business activity in the home (for example, business phone, supplies, and depreciation on equipment), but not to the use of the home itself. Filing taxes Do not include in (2) above your deduction for one-half of your self-employment tax. Filing taxes   Use Form 8829, Expenses for Business Use of Your Home, to figure your deduction. Filing taxes New simplified method. Filing taxes    The IRS now provides a simplified method to determine your expenses for business use of your home. Filing taxes The simplified method is an alternative to calculating and substantiating actual expenses. Filing taxes In most cases, you will figure your deduction by multiplying $5 by the area of your home used for a qualified business use. Filing taxes The area you use to figure your deduction is limited to 300 square feet. Filing taxes For more information, see the Instructions for Schedule C. Filing taxes More information. Filing taxes   For more information on deducting expenses for the business use of your home, see Publication 587. Filing taxes Other Expenses You Can Deduct You may also be able to deduct the following expenses. Filing taxes See Publication 535 to find out whether you can deduct them. Filing taxes Advertising. Filing taxes Bank fees. Filing taxes Donations to business organizations. Filing taxes Education expenses. Filing taxes Energy efficient commercial buildings deduction expenses. Filing taxes Impairment-related expenses. Filing taxes Interview expense allowances. Filing taxes Licenses and regulatory fees. Filing taxes Moving machinery. Filing taxes Outplacement services. Filing taxes Penalties and fines you pay for late performance or nonperformance of a contract. Filing taxes Repairs that keep your property in a normal efficient operating condition. Filing taxes Repayments of income. Filing taxes Subscriptions to trade or professional publications. Filing taxes Supplies and materials. Filing taxes Utilities. Filing taxes Expenses You Cannot Deduct You usually cannot deduct the following as business expenses. Filing taxes For more information, see Publication 535. Filing taxes Bribes and kickbacks. Filing taxes Charitable contributions. Filing taxes Demolition expenses or losses. Filing taxes Dues to business, social, athletic, luncheon, sporting, airline, and hotel clubs. Filing taxes Lobbying expenses. Filing taxes Penalties and fines you pay to a governmental agency or instrumentality because you broke the law. Filing taxes Personal, living, and family expenses. Filing taxes Political contributions. Filing taxes Repairs that add to the value of your property or significantly increase its life. Filing taxes Prev  Up  Next   Home   More Online Publications